De uitdaging

Een retailer had geen zicht op zijn cijfers in realtime.
Die kwamen één keer per jaar binnen, veel te laat om nog bij te sturen.

Beslissen gebeurde op gevoel in plaats van op feiten.

Dat gaf stress, twijfel en gemiste kansen.

Wat we gebouwd hebben

Financieel inzicht in realtime

We koppelden zijn ERP-data en maakten er één stroom van die 48 keer per dag ververst.
Voor het eerst zag hij zijn cijfers terwijl ze gebeurden.
Omzet, brutowinst, OPEX, dagtrends en meer.

Uitgebreide rapportering op vraag:
Detail tot op factuurniveau, uitsplitsing per kostencategorie, weergave per leverancier en filters over meerdere jaren.

Proactieve waarschuwingen:

We zagen dat de OPEX ongewoon hoog lag en bevestigden dat met benchmarkdata.
Nu krijgt hij automatisch een signaal zodra de kosten boven de ingestelde drempel gaan.

De doorbraak

De brutomarge bleek sterker dan verwacht.

Met dat zicht gaven we twee adviezen:

1. OPEX terugdringen: huur heronderhandelen, personeelsinzet en interne structuur herbekijken
2. De beschikbare marge herinvesteren om omzet en winst te laten groeien

Een jaar later kent hij zijn cijfers vóór zijn boekhouder.

De uitdaging

De loonkosten bleven stijgen door de jaarlijkse indexatie.
Het team was ouder dan de sectorbenchmark, wat het loonniveau optrok.
Het ziekteverzuim lag hoog en vroeg duur interimpersoneel.
Verloning en prestatie liepen niet gelijk.
In één vestiging zaten problemen die het hele bedrijf beïnvloedden.

Wat we gebouwd hebben

Loonanalyse en vergelijking met de sector

We analyseerden hoe de loonkosten evolueerden en zagen dat bijna elke stijging uit de indexatie kwam.
Door de leeftijdsopbouw en de loonniveaus naast de sectorbenchmark te leggen, werd duidelijk dat het personeelsbestand ouder en dus duurder was dan bij vergelijkbare bedrijven.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Inzicht in het verzuim

We brachten de medewerkers met aanhoudend verzuim in beeld en rekenden uit wat de interimvervangingen kostten.
Daarmee lag de kost van verzuim op lange termijn eindelijk zwart op wit.

We brachten loonevolutie, verzuimpatronen, prestatiebeoordelingen en verschillen tussen vestigingen samen in één overzicht. Het toonde hoe de loonkosten waren gegroeid, hoe het team zich verhield tot de sector, wie structureel afwezig was en wat elke vestiging bijdroeg. Eén scherm in plaats van vier Excels en een onderbuikgevoel.

De doorbraak

Het bedrijf voerde een eenmalige bonus in die medewerkers aanmoedigde om minder afwezig te zijn.
Het verzuim zakte snel en de interimkosten daalden mee.
Een interne evaluatie bracht de verloning in lijn met wat mensen effectief presteerden.
Een doorlichting per vestiging legde managementproblemen bloot die de hele organisatie raakten.
De leiding daar werd vervangen en versterkt, wat de stabiliteit en de prestaties opkrikte.

Ons advies

1. Vergelijk de vestigingen onderling om structurele problemen en gaten in het management te vinden.
2. Vervang en versterk de leiding in de vestiging die de organisatie naar beneden trok.

Samen herstelden die ingrepen de eerlijkheid in het team en haalden ze de schommelingen uit het HR-budget.

Een jaar later zijn de loonkosten voorspelbaar, ligt het verzuim lager en wordt betaald voor wat mensen echt leveren.

De uitdaging

Het bedrijf stak veel geld in marketing, maar wat het opbracht bleef gissen.
Elk kanaal werd apart beheerd, dus niemand zag welke inspanning nu echt omzet opleverde.
Campagnes liepen zonder duidelijke toewijzing, budgetten waren moeilijk te verantwoorden en content die goed werkte werd vaak te laat opgemerkt.
Beslissen gebeurde op intuïtie in plaats van op data, met gemiste kansen en grillige groei tot gevolg.

Wat we gebouwd hebben

Eén marketingoverzicht

We koppelden de platformen aan één dashboard: sociale advertenties, Google Ads, e-mailcampagnes, websiteanalyse en verkoopdata. Eén beeld van wat elk kanaal bijdraagt aan leads, omzet en herhaalaankopen.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Inzicht per kanaal

We brachten elk contactmoment in kaart: van de eerste advertentie tot websitebezoek, conversie en herhaalaankoop.
Zo zagen ze precies waar prospects afhaakten en welke content het meeste losmaakte.

Proactieve waarschuwingen

We bouwden meldingen die het team verwittigen wanneer een campagne overbesteedt, terugvalt of plots piekt.
Daardoor kan er snel worden ingegrepen en gaat er geen budget verloren.

De doorbraak

Het team kon eindelijk zeggen welke kanalen werkten, welk publiek converteerde en waar geld weglekte. Budgetdiscussies waren niet langer de ene mening tegen de andere. Marketingvergaderingen werden beslissingen.

Het budget gaat nu waar het rendeert. Marketing is geen kost meer waar ze op hoopten, maar iets dat ze sturen.

De uitdaging

Het buitendienstteam werkte met een simpele Excel-export uit Exact: een platte lijst klanten en verkoopcijfers, zonder structuur, zonder prioriteit en zonder geografische logica. Vertegenwoordigers planden hun bezoeken met de hand en reden geregeld naar een gemeente voor één klant, om er later die week opnieuw te zijn voor een andere.
Het resultaat liet zich raden: omwegen, verloren tijd, opvolging die alle kanten uitging en een buitendienst zonder structuur.

Wat we gebouwd hebben

Een app die met locatie werkt

We bouwden een eenvoudige app die de locatie van de gsm gebruikt om alle klanten binnen een gekozen straal te tonen.
Waar de vertegenwoordiger ook staat, hij ziet meteen wie er in de buurt zit.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Duidelijke prioriteiten

De app zet klanten in de kijker die al lang geen bezoek kregen, die gestopt zijn met bestellen of die dreigen weg te vallen. Allemaal in één scherm op hun gsm.

Prospecten erbij

Ze zien ook de potentiële nieuwe klanten in de buurt, zodat opvolging en prospectie in één rit passen.

De doorbraak

Vanaf de eerste week planden de vertegenwoordigers niet meer blind. Waar ze ook parkeerden, ze zagen welke klanten om de hoek zaten: wie al te lang geen bezoek kreeg, wie stil gevallen was en welke prospecten ze nog nooit hadden aangesproken. Geen ritten meer naar één gemeente voor één klant en drie dagen later opnieuw naar dezelfde streek.

Minder tijd in de auto, meer klanten per dag en niemand die nog van de lijst valt.

De uitdaging

Een groeiend dakwerkersbedrijf verloor het overzicht en de controle.

Werven liepen door elkaar, materiaalprijzen bewogen en onderaannemers factureerden wanneer het hen uitkwam.
Tegen dat de cijfers van een project duidelijk waren, was het werk al af en viel er niets meer bij te sturen.

De marges verschilden sterk van werf tot werf, maar waarom bleef onduidelijk.
Beslissen gebeurde steeds meer op ervaring en gevoel dan op feiten.

De zaakvoerder had geen extra manager nodig.
Hij had tijdelijke steun nodig op directieniveau: om de controle terug te pakken, de marges te beschermen en met vertrouwen te beslissen, zonder de dagelijkse werking af te remmen.

Onze aanpak

We begonnen met luisteren: de bestaande processen, de lopende werven, de kostenstructuur en de manier waarop beslissingen tot stand kwamen. Daarna haalden we de data samen uit offertes, facturen, bestelbonnen en urenregistratie, en bouwden we een live projectdashboard dat meerdere keren per dag ververst. De zaakvoerder zag omzet tegenover kost, materiaal, arbeid en onderaanneming, en hoe de marge bewoog terwijl het werk liep. Niet na de oplevering. Tijdens. Deze eerste opzet viel onder onze gratis opstartformule.

De eerste bevindingen wezen aan wat er daarna moest komen: kostenopvolging per werf, materiaalverbruik en prijsverloop, rendement per ploeg, consistentie bij onderaannemers, en meerwerk dat wel was uitgevoerd maar nooit gefactureerd. We voegden historiek toe zodat werven, ploegen en periodes vergelijkbaar werden, waardoor losse problemen zichtbare patronen werden. Cashflowprognoses op 30, 60 en 90 dagen lieten hem druk zien aankomen in plaats van erin te lopen. Vanaf dat punt was het dashboard geen rapport meer, maar iets waarmee hij besliste.

Met betrouwbare data konden we naar werven kijken terwijl ze nog liepen, zodat margeverlies vroeg genoeg opviel om er iets aan te doen. Drie patronen kwamen steeds terug: te laag ingeschatte werkuren bij bepaalde types werk, materiaalprijzen die nooit werden doorgerekend, en kostenbeheersing die per onderaannemer verschilde. We zetten drempels op de alerts, zodat elke afwijking dezelfde dag een signaal gaf. Het werk in die fase was geen analyse. Het was beslissen om de marge te beschermen.

De doorbraak

De analyse leverde één helder inzicht op.

Niet alle werven waren het probleem.
Een paar types werk haalden telkens een sterke marge, maar ze vormden maar een klein deel van het volume.

Tegelijk slokten de werven met een lage marge onevenredig veel tijd, mankracht en werkkapitaal op.

Dat verlegde de strategische focus.

Niet meer volume draaien, maar beter kiezen welk werk hij aannam en hoe hij het uitvoerde.
De prijszetting werd bijgesteld, de aannames over werkuren gecorrigeerd en de materiaalprijzen structureel meegerekend.

Een simulatiemodel toonde dat minder werven, met de juiste marge, meer winst opleverden en minder druk gaven.

Groeien en de controle houden waren plots geen tegenstellingen meer.

Het resultaat

Hij kreeg de controle terug zonder een extra manager op de loonlijst. Marges zijn zichtbaar terwijl het werk loopt, niet drie maanden na de oplevering, dus beslissingen komen vroeger en kosten minder. De cashflow verbeterde door stabielere planning, tijdig factureren en strakkere grip op de kosten. Het werk met lage marge werd afgebouwd ten voordele van de opdrachten die wel opbrengen.

Dit was geen adviesrapport. We gingen in de stoel zitten, namen de beslissingen, zetten de structuur neer en stapten weer op. Geen lang contract, geen extra personeel.

De uitdaging

Bij een aannemer reden vier verkopers elke dag naar klanten. Na tien minuten ter plaatse wisten ze precies wat er moest gebeuren.

Wat we gebouwd hebben

Die kennis bleef in hun hoofd zitten, in losse foto's op hun gsm en in berichten naar kantoor. Wie de planning maakte, moest telkens opnieuw bellen om te weten hoe dringend iets was en wat er nodig ging zijn.

Er was geen tekort aan gegevens. Er was een tekort aan opname.

Een opname-app voor op het terrein

Een app op de telefoon, zonder aanmelden. Je kiest je naam en je begint. Wie met handschoenen aan in de regen staat, logt niet in.

Foto's, metingen en notities ter plaatse, ook wanneer het bereik wegvalt. Elke opname krijgt een urgentielabel, dringend, volgens afspraak of niet dringend, en een gewenste uitvoeringsdatum. Bij het afsluiten rolt er een fiche uit als pdf, en diezelfde gegevens gaan naar de database.

Een planbord dat op diezelfde gegevens draait. Vier ploegen van drie mensen, ingepland per dag. Opnames worden op het bord gesleept, met hun urgentie en gewenste datum ernaast. Wat op het terrein is ingegeven, hoeft op kantoor niemand nog over te typen.

De doorbraak

De vraag was nooit welk rapport er ontbrak. De vraag was waar de gegevens ontstaan.

Er veranderen twee dingen. De opname gebeurt op de plek waar het werk gebeurt, één keer, door wie het ziet. En de planning vertrekt van diezelfde opname, zonder overtypen en zonder terugbellen naar kantoor.

Zodra dat staat, is de planning een gevolg in plaats van een puzzel. En pas dan wordt meten mogelijk: doorlooptijd, hoeveel opnames tot een order leiden, welke ploeg waar het snelst rond is.

Waar het vandaag staat

Vier verkopers leggen elke opname vast op hun eigen toestel. Geen aanmeldingen. Eén keer ingeven, en de planning werkt met diezelfde opname verder.

De informatie stond altijd al op het terrein. Nu staat ze ook in het systeem.