De uitdaging

A retail company had no real-time financial insight.
Numbers arrived only once a year, which made it impossible to steer the business or make confident decisions.

The owner relied on gut feeling instead of facts.

This created stress, uncertainty and missed opportunities.Een retailbedrijf had geen realtime financieel inzicht.De cijfers kwamen slechts één keer per jaar binnen, waardoor het onmogelijk was om het bedrijf te sturen of zelfverzekerde beslissingen te nemen.De eigenaar vertrouwde op onderbuikgevoel in plaats van op feiten.Dit zorgde voor stress, onzekerheid en gemiste kansen.

Wat we hebben gebouwd

Financiële zichtbaarheid in realtime

We hebben hun ERP-gegevens met elkaar verbonden en een uniforme stroom gecreëerd die 48 keer per dag wordt vernieuwd.
Voor het eerst kon het bedrijf de cijfers zien zoals ze zich voordeden.
Dit omvatte omzet, brutowinst, OPEX, dagelijkse trends en meer.

Extended reporting on demand:
We added deeper insight such as invoice-level detail, category breakdowns, supplier views and multi-year filters.Uitgebreide rapportage op aanvraagWe hebben diepere inzichten toegevoegd, zoals details op factuurniveau, uitsplitsingen van categorieën, leveranciersweergaven en meerjarige filters.

Proactieve waarschuwingen

We hebben ongebruikelijk hoge OPEX-niveaus vastgesteld en dit bevestigd met marktbenchmarks.
Ze ontvangen nu automatische meldingen wanneer de kosten de vooraf gedefinieerde drempels overschrijden

De doorbraak

Het bedrijf ontdekte dat hun brutomarge groter was dan verwacht.

Met een betere zichtbaarheid adviseerden we twee strategische acties:

1. Lagere OPEX door huuraanpassingen, personeelstoewijzing en interne structuur
2. Herinvesteer de beschikbare marge om het volume en de schaal te verhogen

Binnen een jaar veranderde het bedrijf van onzekerheid naar volledige financiële duidelijkheid en kreeg het vertrouwen om te groeien.

The challenge

A retail company had no real-time financial insight.
Numbers arrived only once a year, which made it impossible to steer the business or make confident decisions.

The owner relied on gut feeling instead of facts.

This created stress, uncertainty and missed opportunities.

What we built

Real-time financial visibility

We connected their ERP data and created a unified flow that refreshes 48 times a day.
For the first time, the business could see its numbers as they happened.
This included revenue, gross profit, OPEX, daily trends and more.

Extended reporting on demand


We added deeper insight such as invoice-level detail, category breakdowns, supplier views and multi-year filters.

Proactive alerts

We identified unusually high OPEX levels and confirmed this with market benchmarks.
They now receive automatic alerts whenever expenses rise beyond predefined thresholds

The breakthrough

The company discovered that their gross margin was stronger than expected.

With improved visibility, we advised two strategic actions:

1. Lower OPEX through rent adjustments, staff allocation and internal structur
2. Reinvest the available margin to increase volume and scale

Within the year, the business moved from uncertainty to full financial clarity and gained the confidence to grow.

De uitdaging

De loonkosten bleven stijgen dankzij de jaarlijkse indexatie.
Het team was ouder dan de sectorbenchmark, waardoor het salarisniveau steeg.
Het ziekteverzuim was hoog en vereiste duur interimpersoneel.
De vergoeding kwam niet overeen met de prestaties.
In één branche kwamen problemen aan het licht die van invloed waren op het hele bedrijf.

Wat we hebben gebouwd

Loonanalyse en vergelijking van benchmarks

We analyseerden de evolutie van de loonkosten en stelden vast dat bijna alle verhogingen het gevolg waren van jaarlijkse indexatie.
Door de leeftijdsverdeling en het salarisniveau van het team te vergelijken met sectorbenchmarks, werd duidelijk dat het personeelsbestand ouder was en daarom duurder was dan vergelijkbare bedrijven.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Inzichten in verzuim

We hebben werknemers met aanhoudend ziekteverzuim onder de aandacht gebracht en de financiële impact van tussentijdse vervangingen gekwantificeerd.
Dit gaf het bedrijf een duidelijk beeld van de kosten van ziekteverzuim op lange termijn en de hefboomwerking die nodig was om dit aan te pakken.

We hebben een duidelijk HR-overzicht gemaakt dat de loonevolutie, verzuimpatronen, prestatiebeoordelingen en brancheverschillen samenbrengt in één gestructureerd overzicht.
De visualisatie liet zien hoe de loonkosten zich in de loop van de tijd ontwikkelden, hoe het team zich verhield tot de sectorbenchmarks, bij welke werknemers sprake was van een aanhoudend ziekteverzuim en hoe elke branche bijdroeg aan het totaalbeeld.
Dit gaf het bedrijf een eenvoudige en rustige manier om de echte drijfveren achter hun HR-kosten en -prestaties te zien.

De doorbraak

Het bedrijf introduceerde een eenmalige bonus die werknemers aanmoedigde om het ziekteverzuim te verminderen.
De verzuimcijfers daalden snel en de tussentijdse kosten daalden.
Een volledige interne evaluatie bracht de beloning in lijn met de werkelijke prestaties, waardoor de eerlijkheid en het evenwicht binnen het team werden hersteld.
Een evaluatie op brancheniveau bracht managementproblemen aan het licht die de hele organisatie aangingen.
De leiding van die afdeling werd vervangen en versterkt, wat de algemene stabiliteit en prestaties verbeterde.

Ons advies

1. Vergelijk de prestaties op brancheniveau om structurele problemen en hiaten in het beheer te identificeren.
2. Vervang en versterk het leiderschap in de branche dat een negatieve impact had op de organisatie.

Deze acties herstelden de eerlijkheid, verbeterden de stabiliteit en versterkten de algemene HR-prestaties.

Binnen een jaar schakelde het bedrijf over van stijgende HR-kosten en onzekerheid naar een stabiel, evenwichtig en gezond personeelsbestand met de duidelijkheid om vooruitgang te boeken.

De uitdaging

Het bedrijf investeerde fors in marketing, maar de resultaten waren onduidelijk.
De kanalen werden afzonderlijk beheerd, waardoor het onmogelijk was om te zien welke inspanningen de werkelijke inkomsten hebben gegenereerd.
Campagnes liepen zonder duidelijke toewijzing, budgetten waren moeilijk te verantwoorden en goed presterende content werd vaak te laat ontdekt.
Marketingbeslissingen waren gebaseerd op intuïtie in plaats van op data, wat leidde tot gemiste kansen en inconsistente groei.

Wat we hebben gebouwd

Overzicht van Unified Marketing

We hebben alle marketingplatforms met elkaar verbonden in één duidelijk dashboard: sociale advertenties, Google Ads, e-mailcampagnes, website-analyses en verkoopgegevens.
Voor het eerst kon het bedrijf zien hoe elk kanaal heeft bijgedragen aan leads, inkomsten en klantenbehoud.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Inzichten in de prestaties van kanalen

We hebben elk contactpunt in kaart gebracht: van eerste advertentie-impressie tot websitebezoek, conversie en herhaalaankopen.
Dit liet het bedrijf precies zien waar prospects afvielen en welke content de grootste betrokkenheid opleverde.

Proactieve waarschuwingen

We hebben meldingen gemaakt die het team op de hoogte stellen wanneer een campagne te veel geld uitgeeft, de prestaties dalen of plotseling pieken.
Dit zorgde voor snelle reactietijden en voorkwam onnodig budgetverlies.

De doorbraak

Marketing verschoof van reactief naar voorspellend.
Het team begreep eindelijk welke kanalen werkten, welk publiek converteerde en waar geld verloren ging.
Budgetbeslissingen werden datagestuurd en marketingbijeenkomsten veranderden van giswerk in strategie.

Het bedrijf verspilde geen budget meer en verdubbelde wat werkte. Campagnes werden scherper, doelgroepen beter gericht en de ROI verbeterde aanzienlijk. Met volledige duidelijkheid over de prestaties werd marketing een betrouwbare motor voor groei in plaats van onvoorspelbare kosten.

De uitdaging

Het veldteam vertrouwde op een eenvoudige Excel-export van Exact: een platte lijst van klanten en verkoopcijfers, zonder structuur, zonder prioriteiten en zonder geografische logica. Vertegenwoordigers planden bezoeken handmatig, waarbij ze vaak naar de ene stad reden voor één klant, om later die week naar hetzelfde gebied terug te keren voor een andere.
Het resultaat was duidelijk: inefficiënte routes, tijdverlies, inconsistente opvolging en een veldoperatie zonder structuur.

Wat we bouwen

Een locatiegebaseerde veld-app

We hebben een eenvoudige mobiele app gebouwd die de telefoonlocatie van de vertegenwoordiger gebruikt om alle klanten in de buurt binnen een gekozen straal weer te geven.
Waar ze ook zijn, ze zien meteen welke klanten dichtbij zijn.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Duidelijke prioriteiten van het bezoek

De app belicht klanten die lange tijd niet meer zijn bezocht, die gestopt zijn met bestellen of die het risico lopen op een klantverloop — allemaal in één weergave op hun telefoon.

Inclusief vooruitzichten

Het toont ook potentiële nieuwe klanten in het gebied en helpt vertegenwoordigers om opvolging te combineren met prospectie via één enkele route.

De doorbraak

Op het moment dat de app live ging, veranderde alles.
Vertegenwoordigers planden bezoeken niet langer blindelings of reden heen en weer tussen steden.
Waar ze ook waren, ze zagen meteen welke klanten er in de buurt waren — waaronder klanten die te laat op bezoek waren, klanten die gestopt waren met bestellen en nieuwe prospects in de buurt.

Voor het eerst werkte het veldteam met structuur in plaats van giswerk.
Geen gemiste klanten. Geen inefficiënte routes.
Elk bezoek werd doelgericht en elke kilometer droeg bij aan sterkere klantrelaties.

Het veldteam werd aanzienlijk efficiënter. Nutteloze reizen kwamen te vervallen, routes werden logisch en elk bezoek had een doel. Vergeten klanten en prospects werden uiteindelijk opgevolgd: wat leidde tot een duidelijke stijging van de omzet en sterkere klantrelaties.

The challenge

A growing roofing company was struggling with visibility and control.

Projects overlapped, material prices fluctuated, and subcontractors invoiced at irregular intervals.
By the time financial results became clear, the work was already finished, leaving no room to adjust or intervene.

Margins varied strongly between projects, but the root causes remained unclear.
Decisions were increasingly based on experience and intuition rather than facts.

The owner didn’t need another full-time manager.
He needed temporary executive support to restore control, protect margins and make confident decisions, without slowing down daily operations.Een Vlaamse retailer op AAA-locatie ontving te laat feedback van zijn boekhouder. De cijfers kwamen pas na een jaar, waardoor bijsturen onmogelijk was. Dit leidde tot stress, onzekerheid en beslissingen op onderbuikgevoel.

Our approach

We stepped in as CEO for rent, combining executive decision-making with real-time data.

Instead of starting with reports or assumptions, we began by listening.
We reviewed existing processes, ongoing projects, cost structures and decision flows.

Data was consolidated from estimates, invoices, purchase orders and time tracking.
Using automated pipelines, we built a live project dashboard, updated multiple times per day.

For the first time, the owner gained real-time visibility per project:
• revenue versus cost
• materials, labour and subcontractors
• margin development while work was still ongoing

Not after project completion, but during execution.

This initial setup was delivered as part of our free startup phase.Na een intakegesprek halen we gegevens uit het ERP-systeem en interne documenten. Via ETL-processen hebben we een dashboard gebouwd met live data die 48 keer per dag worden verst.

Based on the initial insights, the setup was expanded to support deeper operational and financial control.

The dashboard was refined to include:
• detailed cost tracking per project
• material consumption and price evolution
• labour efficiency per crew
• subcontractor performance and cost consistency
• identification of unbilled or missed extras

Historical data was added to allow comparisons across projects, teams and time periods.
This made recurring patterns visible, not just isolated issues.

Cashflow projections were introduced on a 30, 60 and 90 day horizon, allowing the owner to anticipate pressure points before they occurred.

At this stage, the dashboard evolved from a reporting tool into a decision instrument.
It no longer showed what had happened, but where the business was heading.
Voor het eerst zag de zaakvoerder zijn cijfers in realtime, tot op maand- en dagniveau. Zoals een autodashboard: één overzichtelijk paneel in plaats van losse meters.

With reliable data in place, the focus shifted from visibility to anticipation.

We analysed project performance while work was still in progress, not after completion.
This made it possible to detect margin erosion early and intervene before it became structural.

Clear patterns emerged:
• underestimated labour hours on specific project types
• material price increases not fully passed on
• inconsistent cost control across subcontractors

To support proactive decision-making, alert thresholds were introduced.
Any deviation beyond predefined limits triggered an immediate signal, allowing action at the right moment.

Instead of reacting at the end of a project, the owner could now steer during execution.

The role at this stage was not that of an analyst, but of a temporary CEO, translating insights into concrete decisions that protected margins and operational stability.We hebben visualisaties gemaakt per categorie en leverancier, plus automatische waarschuwingen: elke afwijking van meer dan 20% activeert een signaal. Naast een waarschuwingslampje in een auto.

The breakthrough

The analysis revealed a clear and actionable insight.

Not all projects were the problem.
Several project types consistently delivered strong margins, but they represented only a small share of total volume.

At the same time, low-margin projects absorbed a disproportionate amount of time, labour and working capital.

This shifted the strategic focus.

Instead of increasing volume, the priority became improving project selection and execution.
Pricing logic was adjusted, labour assumptions were corrected and material price movements were structurally accounted for.

A simulation model showed that fewer projects, executed with the right margin, could generate higher profit while reducing operational pressure.

For the first time, growth and control were no longer opposing forces.Onze analyse toonde ook een sterke troef aan: de brutomarge was stabiel en gunstiger dan de benchmark.

The result

The business regained control without adding permanent management overhead.

Project margins became visible during execution, not after completion.
Decisions were made earlier, with greater confidence and less operational stress.

Cashflow improved through better planning, more consistent billing and tighter cost control.
Low-margin projects were reduced, while focus shifted toward work that consistently performed well.

Most importantly, the owner moved from reacting to results to actively steering the business.

Temporary CEO-level support delivered lasting structure, clarity and confidence. gestart met realtime monitoring

This was not a consulting project and not a reporting exercise.

It was temporary CEO-level involvement, focused on decision-making, accountability and control.
We stepped in, stabilised the business and stepped out again, leaving structure behind.

No long-term commitment.
No additional headcount.
Just clarity when it mattered most.De ondernemer heeft nu een dashboard dat elke beslissing direct vertaalt in cijfers. Geen stress meer, maar vertrouwen in de toekomst.

De situatie

Een Vlaamse retailer op AAA-locatie ontving te laat feedback van zijn boekhouder. De cijfers kwamen pas na een jaar, waardoor bijsturen onmogelijk was. Dit leidde tot stress, onzekerheid en beslissingen op onderbuikgevoel.

Onze aanpak

Fase 1: Luisteren en live dataNa een intakegesprek halen we gegevens uit het ERP-systeem en interne documenten. Via ETL-processen hebben we een dashboard gebouwd met live data die 48 keer per dag worden verst.

Voor het eerst zag de zaakvoerder zijn cijfers in realtime, tot op maand- en dagniveau. Zoals een autodashboard: één overzichtelijk paneel in plaats van losse meters.

Deze fase viel onder onze gratis opstartformule.

Fase 2: Uitbreidingen op maatHet prototype werd uitgebouwd met extra functies op vraag van de klant: inzicht tot op factuurniveau, detailrapporten per kostencategorie en filters over vijf jaar.

Fase 3: Proactieve analyseTijdens het bouwen dachten we elkaar als ondernemer. We zagen dat de OPEX (bedrijfskosten) te hoog waren. Via een marktanalyse hebben we dit bevestigd met benchmarkdata.

We hebben visualisaties gemaakt per categorie en leverancier, plus automatische waarschuwingen: elke afwijking van meer dan 20% activeert een signaal. Naast een waarschuwingslampje in een auto.

De doorbraak

Onze analyse toonde ook een sterke troef aan: de brutomarge was stabiel en gunstiger dan de benchmark.

Ons advies:

1. OPEX terugdringen (huur heronderhandelen, personeelsstructuur optimaliseren)
2. Profiteren van de marge door te investeren in aankoopvolume

Een simulatiemodel toonde aan dat hogere aankopen direct leiden tot omzetgroei, gedragen door de sterke marge.

Resultaat

✓ Hogere aankopen → directe groei in omzet en brutowinst
✓ OPEX-traject gestart met realtime monitoring
✓ Volledige controle → van onzekerheid naar sereniteit

De ondernemer heeft nu een dashboard dat elke beslissing direct vertaalt in cijfers. Geen stress meer, maar vertrouwen in de toekomst.