Zes rapporten die elk bedrijf nodig heeft
Geen tekort aan cijfers, wel aan overzicht. De zes rapporten die elke kmo nodig heeft, en de vraag die elk ervan beantwoordt.
De meeste zaakvoerders hebben geen tekort aan cijfers. De boekhouder stuurt een balans, de kassa geeft dagomzetten, de webshop heeft een eigen dashboard en ergens staat een Excel die alleen de maker begrijpt.
Wat ontbreekt is overzicht. Een klein aantal rapporten die elke week hetzelfde tonen, uit dezelfde bron, zodat je beslist op feiten in plaats van op gevoel.
Na vijfentwintig jaar als zaakvoerder kom ik telkens bij dezelfde zes uit. Niet elk bedrijf heeft ze alle zes even hard nodig. Maar wie er één mist, stuurt op dat vlak blind.
Een: omzet en marge
Omzet alleen zegt weinig. Een drukke maand kan een slechte maand zijn als de kortingen te hoog lagen of de verkeerde producten vertrokken.
Dit rapport toont omzet én brutomarge, opgesplitst per product of dienst, per klant en per kanaal, naast dezelfde periode vorig jaar.
De vraag die het beantwoordt: waar verdien ik mijn geld echt?
Twee: cashflow en openstaande facturen
Winst op papier betaalt geen lonen. Toon wat er de komende weken binnenkomt en buitengaat, en hoe lang klanten gemiddeld wachten met betalen. Een klant die van 30 naar 60 dagen schuift, zie je hier maanden voor het een probleem wordt.
De vraag: kan ik de komende drie maanden alles betalen?
Drie: kosten tegenover forecast
Niet de kosten van vorig jaar, maar wat je verwachtte uit te geven. Per post, per maand, met de afwijking erbij. Een kleine afwijking op een grote post zoals loonkost of aankoop weegt zwaarder dan een uitschieter bij kantoorbenodigdheden.
De vraag: waar loopt het uit, en is dat eenmalig of structureel?
Vier: personeel
Loonkost is voor veel kmo's de grootste post, en in België stijgt ze automatisch mee met de indexatie. Toon loonkost tegenover omzet, afwezigheid per maand en waar het kan de productiviteit per voltijdse.
Afwezigheid kost bovendien meer dan het loon van wie afwezig is: vervanging, overuren, gemiste omzet.
De vraag: groeit mijn loonkost sneller dan mijn omzet?
Vijf: klanten
Hoeveel nieuwe klanten, hoeveel terugkerende, en welk deel van de omzet hangt aan je vijf grootste klanten? Die laatste vraag is de gevaarlijkste. Draagt één klant een kwart van je omzet, dan is dat geen klant meer maar een risico.
De vraag: hoe afhankelijk ben ik, en houd ik de klanten die ik heb?
Zes: voorraad of werk in uitvoering
Dit hangt af van je sector. In handel en retail: rotatie per product en voorraad die al maanden stilligt. Bij aannemers en dienstverleners: nacalculatie per project, voorziene uren tegenover gewerkte uren.
Het principe is hetzelfde: geld dat vastzit of wegloopt zonder dat je het ziet.
De vraag: waar zit mijn geld vast?
Wat goede rapporten gemeen hebben
Ze komen uit één bron, ook als de data uit je boekhouding, ERP, kassa en webshop komt. Ze gebruiken overal dezelfde definities, zodat omzet in het ene rapport hetzelfde betekent als in het andere. Ze verversen vanzelf, zonder dat iemand op maandag een uur zit te kopiëren.
En ze vergelijken altijd: met vorig jaar, met de forecast, of met allebei. Een cijfer zonder vergelijking is een weetje, geen inzicht.
Waar je begint
Niet met alle zes tegelijk. Begin met het rapport waar je het vaakst over twijfelt. Voor de meeste bedrijven is dat marge of cashflow. Staat dat er eenmaal, dan volgen de andere sneller, want de koppeling met je boekhouding of ERP ligt er dan al.
Welke van die cijfers een wekelijkse blik verdienen, is een aparte keuze. Daarover gaat de vijf cijfers die een zaakvoerder wekelijks zou moeten zien.
De stelling
Elk bedrijf heeft cijfers. Pas zes rapporten die elke week hetzelfde tonen, uit één bron, maken er iets van waar je op kan sturen. Twijfel je welk rapport bij jou eerst komt? Laten we het bekijken.