De vijf cijfers die een zaakvoerder wekelijks zou moeten zien

De meeste zaakvoerders kijken te veel of te weinig. Te weinig betekent één keer per jaar, als de boekhouder langskomt. Te veel betekent een dashboard met veertig cijfers waar je na twee weken niet meer naar kijkt.

De middenweg is vijf. Wekelijks. En hieronder staat welke vijf, met de reden erbij, want zonder die reden is het gewoon iemands lijstje.

Een: afwezigheid

Waarom eerst? Omdat het de kost is die het meest onderschat wordt en die het vroegst iets vertelt.

Afwezigheid is een van de weinige cijfers die vooruitloopt op de rest. Een afdeling waar de afwezigheid stijgt, heeft meestal al een probleem voor je het in je omzet of je kwaliteit terugziet. Planning die niet klopt, druk die te hoog ligt, of leiding die niet werkt.

Meet het opgesplitst: kort tegenover lang, en per afdeling. Een globaal percentage is te grof om iets mee te doen.

En reken het één keer om naar euro's, inclusief de omzet die niet gerealiseerd wordt en de service die eronder lijdt. Daarna kijk je er anders naar.

Twee: cashflow

Omdat winst op papier je niet door een maand helpt.

Dit is het cijfer waar zaken op omvallen die winstgevend zijn. Een goed orderboek met klanten die traag betalen, een voorraad die te vroeg betaald wordt, een investering die net verkeerd viel.

Wat je wekelijks wil zien: wat er binnenkwam, wat eruit ging, wat er openstaat en hoe oud dat is. Niet je banksaldo, want dat is het resultaat en niet de beweging.

Het openstaande saldo met ouderdom erbij is voor veel kmo's het meest onderbenutte cijfer dat er is. Facturen worden pas opgevolgd als iemand toevallig kijkt, en dat is meestal te laat.

Drie: brutomarge

Omdat dat het cijfer is waar je echt aan kan draaien.

Je omzet hangt af van de markt, van je concurrenten, van het weer. Je vaste kosten liggen grotendeels vast. Je marge is waar je keuzes in maakt: wat je inkoopt, aan welke prijs, wat je afprijst en wanneer.

Kijk ernaar in percentage én in absolute euro's. Dat is geen detail, want die twee kunnen tegengesteld bewegen. Een hoger percentage bij lager volume levert minder brutowinst op, en dat is precies de val waar voorzichtigheid je in duwt.

Splits ook je afprijzing apart uit, zodat je kan zien of een lage marge van je inkoop kwam of van je kortingen. Dat zijn twee verschillende problemen.

Vier: omzet tegenover je doel

Omdat een omzetcijfer zonder doel ernaast niets zegt.

Honderdduizend euro in een week is goed of slecht, en zonder referentie weet je het niet. Vorig jaar dezelfde week is een referentie. Je budget is een referentie. Allebei erbij is het best.

Twee dingen om op te letten. Corrigeer voor kalendereffecten, want een week met een feestdag is geen slechte week. En kijk naar de cumulatieve stand, niet alleen naar de week zelf, want een week is te kort om een trend te zien en te lang om te negeren.

Vijf: passage

Omdat je zonder dat nooit weet of een slechte week aan jou lag of aan de straat.

Dit is het cijfer dat het vaakst ontbreekt, en het is het enige in dit lijstje dat niet uit je boekhouding of je ERP komt. Het moet apart gemeten worden, met een teller, met centercijfers, of bij gebrek daaraan met het aantal transacties per uur als benadering.

Zonder passage kan je een omzetdaling niet uit elkaar halen. Kwamen er minder mensen? Kwamen er evenveel maar kochten er minder? Kochten ze wel maar minder per keer? Drie verschillende problemen, drie verschillende oplossingen, en je kiest de verkeerde als je gokt.

Voor wie niet in retail zit: het equivalent is het aantal aanvragen, offertes of leads. Het principe is hetzelfde. Je wil de instroom kennen, niet alleen de uitkomst.

Wat er bewust niet in staat

Winst. Niet omdat het niet belangrijk is, maar omdat je die wekelijks toch niet betrouwbaar kan berekenen en de schatting je meer verwart dan helpt. Winst is een maandelijks of kwartaalcijfer.

Voorraadwaarde. Belangrijk, maar het beweegt te traag voor een wekelijkse blik.

En alles wat met individuele prestaties te maken heeft. Dat hoort in een gesprek, niet op een wekelijks scherm.

Hoe je het praktisch doet

Één scherm, vijf cijfers, elk met zijn vergelijking ernaast. Vaste dag, vaste tijd, tien minuten.

Zet er signalen op voor wat je niet elke week wil nakijken. Een afwijking boven een drempel stuurt een bericht. Dan hoef je niet te kijken om te weten dat er iets is.

En leg die vijf definities vast op papier, met datum. Als er over een jaar iemand een cijfer betwist, wil je kunnen terugvallen op wat afgesproken was.

De stelling

Vijf cijfers die je elke week bekijkt zijn meer waard dan veertig die je nooit opent. De kunst is niet meer meten, het is beslissen wat je niet meet.