Financieel dashboard voor je kmo: welke cijfers erin horen en hoe je begint

De meeste zaakvoerders zien hun financiële cijfers twee keer per jaar: bij de tussentijdse afsluiting en bij de jaarrekening. Tegen dan is het te laat om nog iets bij te sturen. Je kijkt naar een foto van iets dat al voorbij is.

Een financieel dashboard draait dat om. Je ziet niet wat er vorig jaar gebeurde, maar wat er deze week gebeurt.

Wat is een financieel dashboard?

Een financieel dashboard is één scherm met de cijfers die bepalen of je bedrijf gezond is. Het ververst vanzelf, vanuit je boekhouding, je kassa of je ERP. Niemand hoeft nog iets te exporteren of in Excel te plakken.

Het verschil met je jaarrekening is niet de inhoud, maar het ritme. Een jaarrekening vertelt je of het goed ging. Een dashboard vertelt je of het goed gaat.

Welke cijfers horen erin?

Niet alles. Een handvol cijfers die je echt gebruikt is meer waard dan veertig grafieken die je nooit bekijkt. Voor de meeste kmo's komt het neer op vijf.

Omzet per maand, vergeleken met vorig jaar. Niet het totaal, maar de vergelijking. Een omzet zegt pas iets naast dezelfde periode van vorig jaar.

Brutomarge. Je omzet min de kostprijs van wat je verkocht. Het belangrijkste cijfer voor wie iets verkoopt, en tegelijk het cijfer waar het vaakst mee gesjoemeld wordt door wat er wel en niet in zit. Heb je meerdere vestigingen, lees dan ook waarom de winkel met de beste marge zelden je beste winkel is.

Cashflow. Winst en geld op de rekening zijn twee verschillende dingen. Een bedrijf kan winst maken en toch in de problemen komen omdat het geld vastzit in voorraad of bij klanten. Je wil zien wat er de komende weken binnenkomt en buitengaat.

Openstaande klanten. Hoeveel je nog moet ontvangen, en vooral hoe lang al. Een factuur van tien dagen is normaal, een van negentig dagen is een probleem. Dat wil je zien voor je boekhouder het je vertelt.

Kosten per categorie. Personeel, huur, marketing, energie. Niet om elke euro te volgen, wel om te zien welke kost harder stijgt dan je omzet.

Waar die cijfers vandaan komen

Bijna alles zit al ergens. Omzet en kosten in je boekhoudpakket, je marge in je kassa of je ERP, je openstaande klanten in je facturatie. Het probleem is niet dat de data ontbreekt. Het probleem is dat ze op vier plaatsen staat en niemand ze samenlegt.

Werk je met Exact Online of Yuki, dan lees je hier hoe je die koppelt aan een dashboard dat vanzelf ververst. Werk je met Odoo, dan lees je welke koppeling werkt en welke stukgaat.

Hoe het eruitziet

Op onze homepagina en op de pagina Aanpak staat een werkend voorbeeld van een financieel dashboard, met fictieve cijfers. Je kan erin klikken en zien hoe een maand, een kostenpost of een vestiging openklapt. Dat zegt meer dan een beschrijving.

Wat het verschil maakt

Een dashboard bouwen is het kleinste deel van het werk. Het grootste deel is vooraf afspreken wat je cijfers betekenen. Is omzet inclusief of exclusief btw? Voor of na creditnota's? Op factuurdatum of op leverdatum? Wie die keuzes niet expliciet maakt, krijgt een dashboard dat nooit klopt met de boekhouding, en dan gelooft na een maand niemand het nog.

Daarom begin ik nooit met grafieken. Eerst kijken waar je data zit, dan afspreken wat elk cijfer betekent, dan pas bouwen. De eerste resultaten heb je meestal binnen twee weken.

Hoe je begint

Stap 1: Kies de drie vragen die je elke maand stelt en waar je nu geen snel antwoord op hebt.

Stap 2: Zoek uit in welk systeem het antwoord zit.

Stap 3: Begin met die drie cijfers. De rest komt later.

De stelling

Een financieel dashboard is geen luxe voor grote bedrijven. Het is het verschil tussen bijsturen wanneer het nog kan en vaststellen wanneer het te laat is.