Je softwareleverancier antwoordt niet. En dan?

Bij een klant hadden we data nodig die in hun facturatiepakket zat. Geen exotische vraag: bestaat er een koppeling, een export, een bestand dat we kunnen inplannen. Eender welke vorm.

Er kwam geen antwoord.

Daarnaast vroegen we bij hun groothandel een artikelbestand op, zodat we artikelnummers konden koppelen aan wat er in het magazijn lag. Ook daar: niets.

Dat is geen uitzondering. Dat is gewoon wat er gebeurt als een kmo iets vraagt aan een partij die er geen commercieel belang bij heeft.

Waarom het zo loopt

Een softwareleverancier verdient niets aan jouw export. Erger: een klant die zijn data makkelijk kan meenemen, is een klant die makkelijker vertrekt. Dat is zelden een uitgesproken strategie, maar het verklaart wel waarom zulke vragen onderaan de stapel belanden.

Bij een groothandel is het anders maar even hardnekkig. Daar is het geen onwil, het is dat niemand zich aangesproken voelt. Je vraag komt bij een verkoper die hem doorgeeft aan iemand die hem doorgeeft, en ergens onderweg stopt het.

In beide gevallen zit je met hetzelfde: je project hangt aan iemand die niet terugbelt.

Wat je niet moet doen

Blijven wachten. Dat is de reflex, want het voelt alsof het elk moment kan binnenkomen en het zou zoveel eenvoudiger zijn.

Maar een project dat stilstaat op een antwoord dat er niet komt, verliest zijn momentum. De zaakvoerder die enthousiast was, is het na twee maanden niet meer. En je hebt in die twee maanden niets geleerd.

Zet er een termijn op. Wij hanteren nu: één vraag, één herinnering, en dan gaan we ervan uit dat het antwoord nee is. Dat klinkt hard en het is gewoon realistisch.

Wat we wel gedaan hebben

We hebben het zelf gemaakt. Allebei.

Dat is niet zo heroïsch als het klinkt, want de vraag is telkens: welk stuk van wat ik vroeg heb ik echt nodig, en kan ik dat langs een andere weg krijgen?

Voor gegevens die het pakket wel naar buiten brengt in een andere vorm, ook al is het niet de vorm die je wilde, is er meestal een weg. Een systeem dat geen koppeling heeft, maakt vaak wel documenten. Een systeem dat geen export heeft, kan vaak wel iets opsturen.

En voor referentiegegevens zoals een artikelbestand: dat is eindig werk. Het voelt onrechtvaardig om zelf op te bouwen wat de andere partij gewoon had kunnen doorsturen, maar het is een paar dagen en daarna is het van jou. Met als bijkomend voordeel dat je het onderhoudt in de vorm die jij nodig hebt, in plaats van afhankelijk te zijn van hoe zij het aanleveren.

Wat het je oplevert dat je niet gevraagd had

Onafhankelijkheid, en dat is meer waard dan het klinkt.

Een koppeling die je van een derde partij krijgt, kan veranderen zonder dat je het weet. Ze kan geld gaan kosten. Ze kan verdwijnen als je van pakket verandert.

Wat je zelf opbouwt, blijft van jou. Bij de klant in kwestie staat die data nu in een eigen database. Wisselen ze ooit van facturatiepakket, dan blijft hun geschiedenis staan en moet alleen de aanvoer aangepast worden.

Dat was geen doel vooraf. Het was een gevolg van niet te kunnen wachten.

Het eerlijke voorbehoud

Dit is niet altijd de juiste keuze.

Als de data die je mist het hart van je project is en het overnemen ervan maanden kost, dan is zelf bouwen geen oplossing maar uitstel. Dan is het gesprek met je leverancier het project, en moet je er hoger in de organisatie mee gaan zitten of accepteren dat het niet gaat.

Het onderscheid: kan je vooruit met een deel? Dan doe je dat en blijf je de rest vragen. Kan je zonder het geheel niet beginnen? Dan is wachten geen zwakte maar de realiteit, en moet je dat ook zo aan je klant zeggen.

De stelling

Ga ervan uit dat je geen antwoord krijgt en plan je project zo dat je toch kan starten. Wie zijn traject laat afhangen van de bereidwilligheid van een derde partij, geeft zijn tijdlijn uit handen aan iemand die er niets aan verdient.