Wat kost een dashboard laten maken? Waar de prijs echt zit

"Wat kost een dashboard?" is de eerste vraag die ik krijg. Het eerlijke antwoord is dat de grafieken het goedkoopste deel zijn. Wat de prijs bepaalt, is alles wat eronder zit.

Daarom geef ik geen prijs per dashboard. Wel waar de kost vandaan komt, zodat je zelf kan inschatten in welke hoek je zit.

Waarom twee dashboards die er hetzelfde uitzien niet hetzelfde kosten

Twee bedrijven vragen allebei een overzicht van omzet, marge en openstaande klanten. Op het scherm zien beide dashboards er bijna identiek uit.

Bij het eerste zit alles in één boekhoudpakket met een goede koppeling. Bij het tweede zit de omzet in de kassa, de aankopen in Excel, de klanten in een ander pakket, en noemt elk systeem een artikel anders. Het eerste is een kwestie van dagen. Bij het tweede gaat het meeste werk naar het samenbrengen en rechtzetten van de data, nog voor er een grafiek bestaat.

Dat verschil zie je niet op het scherm. Het zit in de prijs.

De vijf dingen die de prijs bepalen

Het aantal bronnen. Elke bron is een koppeling die gebouwd, getest en onderhouden moet worden. Eén boekhoudpakket is iets anders dan boekhouding plus kassa plus webshop plus loonadministratie.

Hoe makkelijk die bronnen hun data afgeven. Sommige pakketten hebben een degelijke interface, andere niet. Over hoe dat verschilt, lees je meer in Exact en Yuki koppelen en Odoo koppelen aan Power BI. Soms is een export het enige wat er is, en dan moet daar een betrouwbaar proces rond.

De staat van je data. Dubbele klanten, artikels zonder categorie, kortingen die in de verkoopprijs verdwijnen. Hoe meer er recht te zetten valt, hoe meer werk vooraf.

Hoeveel historiek je wil. Alleen dit jaar is eenvoudiger dan vijf jaar terug, zeker als er intussen van pakket gewisseld werd.

Wat er rond het dashboard nodig is. Soms is een dashboard genoeg. Soms blijkt dat er eerst een app nodig is om iets te registreren dat nergens bijgehouden wordt, of een automatische melding wanneer iets afwijkt. Dat is extra werk, maar vaak ook waar de meeste winst zit.

Wat er naast de bouw nog kost

Een dashboard draait op software, en die heeft haar eigen prijs. Voor Power BI betaal je licenties aan Microsoft, per gebruiker die rapporten deelt of bekijkt. Een eigen database om je data in te bewaren kost meestal een beperkt maandelijks bedrag. Vraag bij elk voorstel welke van die kosten erin zitten en welke apart komen. Ze horen op papier te staan voor je begint.

Waar je vooral op moet letten

Niet de prijs van de bouw is het risico, wel een dashboard dat na drie maanden niemand meer gelooft. Dat gebeurt als de cijfers niet kloppen met de boekhouding, of als de koppeling stilletjes stopt.

Vraag daarom bij elk voorstel: wie spreekt met mij af wat omzet betekent? Wat gebeurt er als een koppeling faalt? Wie past het aan als ik van kassa of pakket wissel? Wie daar geen duidelijk antwoord op heeft, is goedkoop tot het fout loopt.

Hoe ik het aanpak

Bij Illustrated betaal je niets tot het werk echt start. De kennismaking is gratis. Daarna kom ik minstens een dag luisteren in je bedrijf, zonder tussen te komen. Daaruit volgt een gedetailleerd plan van aanpak: wat waar zit, wat eerst moet, wat geautomatiseerd kan worden. Ook dat is gratis.

Pas als je dat plan goedkeurt, begint het werk en de facturatie. Dan weet je vooraf precies wat je krijgt. De eerste resultaten heb je meestal binnen twee weken, een volledig traject duurt ongeveer twee maanden. De eerste twee maanden na de oplevering volg ik gratis mee op.

De stelling

Wie een prijs geeft voor een dashboard zonder je data gezien te hebben, gokt. Of hij gokt hoog, of hij gokt laag en jij betaalt later het verschil.