Wie mag wat zien in je rapport?

Een dashboard wordt pas gebruikt als mensen er zien wat hen aanbelangt. Een filiaalverantwoordelijke die alleen het bedrijfstotaal ziet, haakt na twee weken af.

Tegelijk hoort niet iedereen alles te zien. En de vraag wie wat mag zien, wordt meestal pas gesteld als het al een keer fout gelopen is.

Rollen, geen personen

Leg toegang vast per rol, niet per naam. De zaakvoerder ziet alles. Een filiaalverantwoordelijke ziet zijn eigen winkel. Een verkoper ziet zijn eigen klanten.

Komt er iemand bij, dan krijgt die een rol en is het geregeld. Vertrekt er iemand, dan verdwijnt de rol en ben je niets vergeten.

In Power BI heet dat beveiliging op rijniveau. Iedereen opent hetzelfde rapport, maar elke rol ziet alleen de rijen die bij hem horen. Dat is ook onderhoudsvriendelijker: je beheert één rapport in plaats van vijf kopieën die langzaam uit elkaar groeien.

Wat gevoelig is

Vier soorten cijfers verdienen extra aandacht. Loon per persoon en afwezigheid per persoon, om privacyredenen. Marge per klant en inkoopprijzen, omdat ze commercieel gevoelig zijn: een verkoper die weet wat je voor een artikel betaalt, onderhandelt anders.

Daar zit een spanningsveld in. De teller van een collectief bonusplan wil je aan iedereen tonen, want anders stuurt hij niets. De loonlijn erachter niet. De regel is eenvoudig: collectief mag zichtbaar zijn, individueel niet.

Filialen tegen elkaar

In mijn winkels werden de cijfers per filiaal met alle filialen gedeeld. Dat schept soms extra motivatie: een ploeg die ziet dat een andere winkel beter draait, wil niet achterblijven.

Maar het brengt ook jaloezie. En die ontstaat meestal niet omdat een ploeg slecht werkt, maar omdat de vergelijking niet eerlijk is. Een winkel op een toplocatie en een winkel in een zijstraat draaien in totaal andere omstandigheden. Zet je hun omzet naast elkaar, dan krijg je een ranglijst van locaties en niet van ploegen.

Delen kan dus, maar deel wat vergelijkbaar is. De evolutie van elk filiaal tegenover zichzelf. Conversie in plaats van omzet. Cijfers per bezoeker in plaats van absolute bedragen. Dan gaat de vergelijking over wat een ploeg zelf in handen heeft, en dan motiveert ze zonder te schuren.

Waar het lekt

Zelden in het rapport zelf. Meestal ernaast.

Iemand exporteert naar Excel en stuurt het door. Die export respecteert de rol op het moment dat hij gemaakt wordt, maar daarna gelden er geen regels meer voor het bestand. Iemand plakt een schermafbeelding in een groepschat. Iemand deelt een link met "iedereen in de organisatie" omdat dat sneller ging.

Beperk export dus op de pagina's met gevoelige cijfers. En spreek af wat er met gedeelde cijfers mag gebeuren, want techniek lost dat stuk niet op.

Hoe je het test

Bekijk het rapport als elke rol voor je het uitrolt. Power BI heeft daar een functie voor. Ziet de verkoper geen klanten van een collega? Kloppen de totalen per rol? En ziet iemand zonder rol niets, in plaats van alles?

Let ook op één valkuil die veel mensen niet kennen: wie in de werkruimte bewerkrechten heeft, ziet alles, ook als er rollen zijn ingesteld. Rollen gelden voor kijkers. Geef dus niemand bewerkrechten die alleen hoeft te kijken.

De stelling

Toegang is geen IT-instelling maar een beslissing over wie wat moet weten. Wie die beslissing niet neemt, laat ze over aan de eerste die op delen klikt.