Analytische dimensies, niet nog een grootboekrekening

Je wil weten hoe elke vestiging draait. Of elk project. Of elk kanaal.

De reflex die ik overal tegenkom is dezelfde: maak er rekeningen voor bij. Omzet vestiging A, omzet vestiging B, aankopen project X. Het werkt, in de zin dat de cijfers erin komen.

En dan heb je binnen twee jaar een boekhoudplan waar niemand nog door kijkt.

Waarom dat vastloopt

Rekeninggewijs splitsen vermenigvuldigt. Drie vestigingen maal vier kanalen is twaalf varianten van elke rekening die je wil opsplitsen. Komt er een vestiging bij, dan moet je voor elke bestaande rekening een nieuwe aanmaken, en vanaf dat moment is je historiek niet meer vergelijkbaar zonder handwerk.

Het tweede probleem is erger: je kan maar op één manier tegelijk splitsen. Als je rekeningen per vestiging hebt, kan je niet zomaar per kanaal kijken. En wilde je per vestiging én per kanaal, dan zit je aan die twaalf.

En het derde: je boekhouder moet ermee werken. Elke boeking vraagt een keuze uit een lijst die almaar langer wordt, en één verkeerde keuze zit meteen in je resultaat.

Wat analytische dimensies anders doen

Een analytische dimensie is een label dat je naast de boeking hangt, los van de rekening.

Je boekt gewoon op omzet. En je hangt er een label bij dat zegt: dit was vestiging A, kanaal webshop, project Zonnestraat. Drie labels, één boeking, één rekening.

Het verschil is dat labels combineerbaar zijn. Je kan per vestiging kijken, of per kanaal, of per vestiging binnen één kanaal, zonder dat je iets moet bijmaken. Komt er een vestiging bij, dan komt er één label bij en blijft je hele historiek vergelijkbaar.

Je boekhoudplan blijft ondertussen wat het hoort te zijn: een nette, beperkte lijst rekeningen die je fiscale verplichtingen volgt.

Waar je in de praktijk op let

Één dimensie per vraag. Meng geen vestiging en kanaal in één lijst, want dan zit je terug bij de vermenigvuldiging. Aparte dimensies voor aparte vragen.

Houd het aantal dimensies klein. Twee of drie is werkbaar. Wie er zes opzet, krijgt er drie die consequent ingevuld worden en drie die half leeg blijven, en dat laatste is erger dan ze niet hebben.

Maak ze verplicht waar het kan. Een analytische lijn die leeg blijft, valt in je rapport in de categorie onbekend, en zodra die categorie groot genoeg wordt vertrouwt niemand het rapport nog.

En leg de lijst vast met een datum erbij. Als er halverwege het jaar een label bijkomt of van betekenis verandert, wil je weten vanaf wanneer je reeks niet meer vergelijkbaar is.

Het stuk dat mensen onderschatten

Analytisch werken voelt aan als een boekhoudkundige keuze. Dat is het niet. Het is een rapportagekeuze die je in je boekhouding maakt.

De vraag is niet hoe je correct boekt, want dat lukt allebei. De vraag is welke vragen je over een jaar wil kunnen stellen. Die vragen bepalen je dimensies, en als je ze niet stelt voor je begint, kan je ze achteraf niet meer beantwoorden zonder je historiek opnieuw te labelen.

Dat is een gesprek van een halve dag tussen de zaakvoerder en de boekhouder. En het is een van de weinige momenten waarop een halve dag je jaren aan bruikbare cijfers oplevert.

Wat je er niet mee oplost

Twee dingen waar ik eerlijk over wil zijn.

Analytische dimensies vertellen je niets over wat er buiten je boekhouding gebeurde. Je kan omzet mooi per vestiging labelen en nog altijd niet weten hoeveel mensen er binnenkwamen.

En de rapportering zelf wordt er niet beter van. In de meeste pakketten is het uitlezen van analytische data stroever dan je zou willen. Het is een uitstekende manier om je data te structureren, en meestal nog steeds een reden om je rapportering ergens anders te zetten.

De stelling

Als je boekhoudplan groeit omdat je meer wil zien, ben je de verkeerde knop aan het draaien. Rekeningen zijn voor de fiscus. Dimensies zijn voor jou.