Hoe vaak moet je dashboard eigenlijk verversen?

Zodra er een dashboard komt, komt er een vraag achteraan: hoe actueel is dat?

En het eerlijke antwoord is bijna nooit zo vaak mogelijk. Meer verversen kost geld, in licenties en in infrastructuur, en bij de meeste kmo's levert het geen enkele extra beslissing op.

Waar het van afhangt

Twee dingen, en verder weinig.

Het eerste is of je een fysieke plek hebt waar er vandaag iets kan veranderen. Een winkel, een magazijn, een ploeg op de baan. Daar heeft actuele informatie waarde, want er is iemand die er vandaag nog naar kan handelen. Je ziet dat het traag loopt en je stuurt iemand naar huis. Je ziet dat een artikel wegvliegt en je belt je leverancier.

Het tweede is je aantal transacties per dag. Als er tien facturen per dag binnenkomen, verandert je beeld tussen twee verversingen zo weinig dat dagelijks even goed is als per uur. Bij honderden transacties per dag is dat anders.

Zet die twee samen en je hebt je antwoord. Een fysieke zaak met veel transacties heeft baat bij hoge frequentie. Een dienstenbedrijf dat twintig facturen per maand stuurt, heeft dat niet, hoe graag men het ook wil.

Wat mensen eigenlijk vragen

Let op wat er achter die vraag zit, want dat is zelden actualiteit.

Meestal wordt er gevraagd: kan ik dit vertrouwen. Iemand die niet zeker weet of de cijfers van vandaag of van vorige maand zijn, gaat ze niet gebruiken.

Dat los je niet op met meer verversen. Dat los je op door op het scherm te zetten wanneer het laatst ververst is, en door een verwittiging te sturen als het niet gelukt is. Een dashboard dat één keer per dag ververst en eerlijk zegt wanneer, wordt meer vertrouwd dan een dashboard dat zogezegd live is en stilletjes drie dagen vastzat.

Dat is trouwens het echte risico van hoge frequentie: niemand merkt dat het stopt. Bij een dagelijkse verversing valt het op. Bij een verversing om het half uur kijkt niemand nog of ze doorging.

De praktische afweging

Begin lager dan je denkt nodig te hebben. Dagelijks, 's nachts, voor de meeste zaken.

Kijk dan een maand lang of er momenten waren waarop je een beslissing anders genomen had met actuelere cijfers. Niet of je het leuk gevonden had, of het een beslissing veranderd had. Meestal zijn dat er nul of één, en dan weet je genoeg.

Zijn het er wel, dan schaal je op, en dan weet je ook meteen welk deel van je rapport actueler moet. Vaak is dat één scherm en niet het geheel, en dat scheelt aanzienlijk in kost.

Wat het duur maakt

De sprong van dagelijks naar veel frequenter is zelden een technische kwestie. Het is een licentiekwestie, want de mogelijkheid om vaak te verversen zit meestal in een duurdere laag.

Weeg dat dus af tegen wat het oplevert en niet tegen wat het kost aan techniek. Voor een zaak met winkels en veel dagelijkse transacties is die sprong snel terugverdiend. Voor een zaak die twee keer per maand factureert, is het een abonnement op een gevoel.

De stelling

Live is geen eigenschap van een dashboard, het is een eigenschap van de beslissing die je ermee neemt. Als er vandaag niemand iets anders doet door een cijfer van een uur geleden, dan is dagelijks verversen niet minder goed. Het is gewoon goedkoper.