Wandel door je cijfers: een nieuwe manier om je bedrijf te zien

Zondagavond. Je weet dat je eigenlijk eens naar je cijfers zou moeten kijken. Het dashboard staat er, iemand heeft het ooit mooi gebouwd. Je opent het en ziet zeven tabbladen, een rij filters en een tabel met veertig kolommen. Je klikt twee keer, weet niet goed waar je moet beginnen, en sluit het weer. Morgen misschien.

Ik herken dat. Vijfentwintig jaar was ik zelf zaakvoerder, en mijn cijfers kwamen altijd te laat, of in een vorm waar ik op zondagavond geen zin in had. Het probleem was zelden dat de cijfers er niet waren. Het probleem was dat ze me niet uitnodigden om te kijken.

Waarom dashboards dicht blijven

De meeste zaakvoerders hebben ergens een dashboard. Weinigen openen het elke week. Daar zijn drie redenen voor, en ze hebben niets met luiheid te maken.

De eerste: te veel tabbladen. Omdat iedereen iets moest krijgen, kwam alles erin. Daarover schreef ik al in het dashboard dat iedereen wou en niemand opent.

De tweede: het is te abstract. Een rij getallen vertelt je niet waar je eerst moet kijken. Dat moet je zelf uitzoeken, en daar gaat de tijd in zitten.

De derde: je hebt geen tijd. Tussen klanten, personeel en leveranciers wint de collega die je even belt het bijna altijd van het rapport dat je moet ontcijferen.

Wat een immersief dashboard is

In gewone woorden: je bekijkt je cijfers niet op een plat scherm vol grafiekjes, je stapt erin. Je bedrijf wordt een gebouw, elke afdeling een zaal, en aan de muren hangen je cijfers. Je wandelt van de ene ruimte naar de andere, zoals je door je eigen bedrijf zou lopen.

Het idee is niet nieuw. Er bestaat een heel onderzoeksveld rond, onder de naam immersive analytics, en grote bedrijven verkennen hun data al met VR- en AR-oplossingen. Wat wij gebouwd hebben, is een versie voor de zaakvoerder van een kmo: geen bril, niets te installeren, gewoon in de browser. Zie het als een nieuwe manier om je cijfers te beleven, niet als een vervanging van alles wat je al hebt.

Waarom ruimte en beweging helpen

Je onthoudt waar iets staat. Mensen zijn goed in plaatsen. Je weet waar in je magazijn de dozen staan zonder het op te zoeken. Na twee bezoeken weet je dat verkoop links zit en HR rechts, en je loopt er vanzelf naartoe.

Een lampje lees je sneller dan een getal. Groen, oranje of rood onder een deur zie je in een halve seconde. Een tabel moet je lezen, vergelijken en interpreteren.

Je kan het samen bekijken. Een dashboard met filters is iets voor één persoon achter een scherm. Een gebouw toon je op een vergadering, of je geeft je gsm door aan je verkoopverantwoordelijke. "Kijk, de deur van verkoop staat op oranje" is een zin die iedereen begrijpt, ook wie nooit een grafiek leest.

Een wandeling door de demo

Op de homepagina van illustrated.be staat een werkende demo. Zo ziet een bezoek eruit.

Je komt binnen in een lobby met drie deuren: Financiën, Verkoop en HR. Onder elke deur brandt licht in groen, oranje of rood, met een korte zin erbij, zoals "Netto winst daalt" of "7 medewerkers vragen aandacht". Nog voor je iets aangeklikt hebt, weet je waar je eerst naartoe moet.

Een avatar ontvangt je, wuift en zegt: "Kom, volg me." Je stapt door de deur van Verkoop.

In die zaal hangen kaarten aan de muren: de omzet, de marge, je winkels op een kaart en je top 10 producten. Je klikt op de omzet en de grafiek komt groot naar voren. Je ziet het jaar. Je klikt op een maand die tegenvalt, en daarna op één product, om te zien hoe dat product het die maand deed.

Bij Financiën staan echte cijfers uit de boekhouding: kosten per post, cash, en meldingen als er iets afwijkt. In de HR-zaal zie je je team met foto's, ziekte, verlof en loonkost, met per medewerker een profiel. Daar kan je ook vragen stellen aan een HR-assistent, zoals "Wie heeft nog het meeste verlof open?".

Eén keuze is bewust: het detail toont de demo in gewone, heldere grafieken. De 3D is de weg ernaartoe, niet de grafiek zelf. Een staafgrafiek in drie dimensies is moeilijker te lezen, niet makkelijker.

Alles werkt in de browser, ook op je gsm, in het Nederlands en het Engels. De namen en persoonsgegevens in de demo zijn verzonnen.

Voor wie het zinvol is, en voor wie (nog) niet

Een immersief dashboard is zinvol als:

• je in één oogopslag wil zien waar het rood staat, zonder rapporten te lezen;
• je je cijfers wil uitleggen aan je team, je vennoten of je bank;
• je bedrijf een paar duidelijke domeinen heeft, zoals verkoop, financiën en personeel;
• je je huidige dashboard eigenlijk nooit opent.

Het is niet de beste keuze voor dagelijkse opvolging per lijn. Wie elke ochtend een lijst openstaande orders afwerkt of cijfers naar Excel moet exporteren, is beter af met een klassiek dashboard of een gewone tabel. Een gebouw is sterk in overzicht en betrokkenheid. Voor het rekenwerk per lijn is het een omweg.

En als je cijfers nog niet op orde zijn, begin daar. Een mooi gebouw rond een verkeerd cijfer maakt dat cijfer alleen geloofwaardiger. Waarom dat gevaarlijk is, lees je in straks maakt iedereen dashboards.

Hoe je eraan begint

Het vertrekt altijd van je eigen cijfers: je boekhouding, je kassa of webshop, je loonadministratie. Die worden gekoppeld en samengebracht, en dan spreken we af wat ze betekenen. Wat is omzet, wat is marge, wanneer staat een afdeling op oranje? Dat is het eigenlijke werk, en het is hetzelfde werk als voor elk goed dashboard. Zie het datamodel is het werk.

De drempels voor het licht onder de deuren leggen we samen vast, op basis van wat voor jou normaal is. Pas daarna komt het gebouw. De 3D is de verpakking, niet het werk. Daarom kan dezelfde basis later ook een klassiek dashboard voeden, of omgekeerd.

Wat je kan automatiseren

Alles onder de verpakking. Het ophalen uit je boekhouding, kassa en loonadministratie, het herberekenen van de cijfers en het bijwerken van de kleur onder elke deur gebeuren elke dag automatisch. Je kan ook een bericht laten sturen zodra een deur van groen naar oranje springt, zodat je pas binnenstapt als er iets te zien is.

De stelling

Een immersief dashboard maakt je cijfers niet juister, wel makkelijker om naar te kijken, en een cijfer waar je naar kijkt, is meer waard dan een juist cijfer dat dicht blijft.

Benieuwd hoe het voelt? Stap zelf binnen in de demo op de homepagina. Wil je weten hoe jouw eigen cijfers eruit zouden zien achter die deuren, dan praten we er graag eens rustig over. Vrijblijvend.