Het dashboard dat iedereen wou en niemand opent

Het begint altijd goed. Er komt een dashboard, en omdat iedereen er iets aan moet hebben, vraag je iedereen wat erin moet. Verkoop wil omzet per vertegenwoordiger. Aankoop wil rotatie per leverancier. De boekhouding wil openstaande facturen. De zaakvoerder wil alles, maar dan op één blad.

Alles komt erin. Drie maanden later kijkt niemand er nog naar.

Dat is geen slechte wil. Het is een ontwerpfout, en ze zit in de allereerste vraag.

Iedereen vragen lijkt democratisch

Het voelt correct om iedereen te betrekken. Niemand wordt vergeten, iedereen voelt zich gehoord, en er komt geen discussie achteraf.

Maar een dashboard is geen vergadering. Het is een gereedschap, en een gereedschap dat voor iedereen gemaakt is, past bij niemand. Een schroevendraaier met een hamer eraan en een zaag aan de achterkant is geen beter werktuig. Het is een ding dat je niet vastgepakt krijgt.

Wat er gebeurt: elke vraag krijgt een grafiek, elke grafiek krijgt een filter, en de pagina wordt een compromis. De verkoper vindt zijn cijfer, maar moet eerst drie slicers juist zetten. De zaakvoerder ziet alles, en dus niets.

Waarom niemand het opent

Een dashboard wordt geopend als het een vraag sneller beantwoordt dan de andere weg. De andere weg is een collega bellen, een export trekken of gewoon op gevoel beslissen. Die lat ligt lager dan je denkt.

Een pagina met twintig visuals haalt die lat niet. De gebruiker moet eerst zoeken waar zijn antwoord staat, dan nagaan of de filters goed staan, en dan nog twijfelen of het cijfer hetzelfde betekent als wat hij in zijn hoofd heeft. Tegen dan heeft hij de collega al gebeld.

Enthousiasme op de eerste dag verandert daar niets aan. Zoals in enthousiast op dag één is nog geen adoptie staat: wat telt, is of het in de derde maand nog gebruikt wordt.

Eén eigenaar per pagina

De oplossing is niet minder mensen betrekken. Het is elke pagina één eigenaar geven.

De eigenaar is de persoon die met die pagina iets beslist. Niet de persoon die het meest roept, niet de hoogste in rang. De aankoper die elke maandag bestelt, is de eigenaar van de pagina over voorraad. De zaakvoerder is de eigenaar van de weekpagina met de vijf cijfers.

Anderen mogen die pagina bekijken. Ze mogen ook iets vragen. Maar als twee wensen botsen, beslist de eigenaar. Dat klinkt streng. Het is het enige wat een pagina bruikbaar houdt.

Eén beslissing per pagina

Elke pagina moet een antwoord zijn op één vraag die tot een beslissing leidt. Wat bestel ik deze week? Welke klant bel ik vandaag? Moet ik de planning van volgende week aanpassen?

Kan je die vraag niet in één zin opschrijven, dan is de pagina nog niet klaar om gebouwd te worden. Hoe je die zin vindt, staat uitgebreid in de vraag die je stelt voor je een dashboard bouwt.

Het gevolg is dat je meer pagina's krijgt, maar elke pagina veel minder bevat. Dat is goed. Tien korte pagina's met een duidelijke eigenaar worden gebruikt. Eén lange pagina voor iedereen niet.

Wat je met de rest doet

Er blijven altijd wensen over. Een cijfer dat iemand ooit eens wil zien. Een vergelijking die handig zou zijn.

Zet die niet op de hoofdpagina. Zet ze op een detailpagina, of in een tabel die je kan exporteren. Wie het echt nodig heeft, vindt het daar. Wie het niet nodig heeft, wordt er niet door gestoord.

En sommige wensen doe je gewoon niet. Een wens die niemand kan koppelen aan een beslissing, is nieuwsgierigheid. Dat mag, maar het hoort niet in een rapport dat elke week open moet.

Wat je kan automatiseren

Het gebruik van een rapport kan je meten. Power BI houdt bij welke pagina's hoe vaak bekeken worden, en die gegevens kan je automatisch ophalen. Zo zie je na een paar weken zwart op wit welke pagina's niemand opent. Dat is een beter gesprek dan "vind je het nuttig?", waarop iedereen ja zegt.

De stelling

Een dashboard voor iedereen is een dashboard voor niemand. Geef elke pagina één eigenaar en één beslissing, en wees bereid om wensen naar een detailpagina te verhuizen of te laten vallen.