Een rapport zonder uitleg wordt niet gebruikt

Bij de oplevering van een dashboard hoort vaak een handleiding. Een document van tien of twintig pagina's, met schermafdrukken, pijlen en uitleg over elke knop. Het wordt netjes gemaild, en daarna nooit meer geopend.

Dat is geen onwil. Wie een cijfer niet begrijpt, gaat niet zoeken in een PDF van drie maanden geleden. Hij belt iemand, of hij negeert het cijfer. Allebei zijn ze slecht voor het rapport.

Documentatie en uitleg zijn twee dingen

Er is een verschil tussen documentatie en uitleg, en ze worden vaak verward.

Documentatie is voor wie het rapport bouwt en onderhoudt. Waar komt de data vandaan, hoe wordt ze bewerkt, welke keuzes zijn gemaakt en waarom. Dat hoort bij de code en het model. Het is wat ervoor zorgt dat de derde app de snelste was.

Uitleg is voor wie het rapport leest. Wat betekent dit cijfer, hoe lees ik deze grafiek, is dit goed of slecht. Dat hoort niet in een apart document. Het hoort op de pagina, op de plek waar de vraag opkomt.

Drie vragen die elke pagina moet beantwoorden

Elke lezer stelt zich bij een onbekend cijfer dezelfde drie vragen. Beantwoord ze vooraf, en je vermijdt de meeste telefoontjes.

Wat betekent dit? Omzet met of zonder btw? Marge na of voor korting? Actieve klant volgens welke regel? Eén zin volstaat. Zet ze in een tooltip bij het cijfer, of in een klein infoicoon naast de titel. De definities heb je als het goed is al vastgelegd, dus het is overnemen, niet opnieuw bedenken.

Van wanneer is het? Wanneer is de data voor het laatst ververst? Dit is de vraag die het meest onderschat wordt. Een cijfer van gisteren en een cijfer van vorige week zien er hetzelfde uit. Zet de laatste verversing zichtbaar op elke pagina, met datum en uur.

Wie contacteer ik als het niet klopt? Een naam, een e-mailadres, een knop. Wie een fout ziet en niet weet waar hij ermee naartoe moet, stopt met vertrouwen. Wie wel weet waar hij terecht kan, meldt het, en het rapport wordt beter.

Leg de knik uit voor iemand ernaar vraagt

Elke reeks cijfers heeft knikken. Een maand waarin de omzet zakt, een week met een uitschieter. Soms is dat een probleem. Vaak is het bekend: een verbouwing, een feestdag, het bouwverlof, een actie van vorig jaar.

Wie dat niet weet, schrikt. Een korte notitie bij de grafiek, op het punt van de knik, voorkomt die schrik. In het artikel over storytelling met data staat een voorbeeld: een scherpe daling in juli die gewoon het bouwverlof was.

Maak het contact makkelijk

Hoe makkelijker het is om een vraag te stellen, hoe beter het rapport wordt. Dat is een onderschat mechanisme.

Een knop op de pagina die een mail opent naar de verantwoordelijke, met de naam van het rapport en de pagina al ingevuld, kost weinig. De drempel om iets te melden daalt enorm. En elke vraag die binnenkomt, zegt je iets: welk cijfer onduidelijk is, welke definitie niet klopt, welke pagina niet gebruikt wordt zoals bedoeld.

Na een paar maanden weet je precies waar de uitleg tekortschiet. Dat is meer waard dan welke enquête ook.

Wat je weglaat

Uitleg op de pagina moet kort zijn. Het doel is dat de lezer zijn antwoord vindt zonder de pagina te verlaten, niet dat hij een cursus krijgt.

• Geen uitleg over hoe een filter werkt. Wie het rapport gebruikt, weet dat na één keer.
• Geen lappen tekst boven een grafiek. Een titel die zegt wat de grafiek toont, doet meer.
• Geen uitleg die alleen voor de bouwer interessant is. Die hoort in de documentatie.

Een handleiding mag nog altijd

Dit betekent niet dat een handleiding nutteloos is. Voor een nieuwe medewerker die het rapport voor het eerst ziet, is een korte rondleiding nuttig. Maar maak ze kort: één pagina, of een video van drie minuten. En zorg dat alles wat erin staat, ook op het rapport zelf te vinden is.

Wat je kan automatiseren

Het tijdstip van de laatste verversing kan automatisch op de pagina komen, uit het ophaalproces zelf. De definities die in het datamodel staan als beschrijving, kan je automatisch tonen in de tooltips. De contactknop maak je met een link die de pagina en het rapport meegeeft. En als het ophalen misloopt, stuurt het proces zelf een melding, zodat je het weet voor de lezer het merkt.

De stelling

Een handleiding die niemand opent, legt niets uit. Zet de uitleg op de pagina: wat het cijfer betekent, van wanneer het is, en wie je belt als het niet klopt. Dan wordt het rapport vertrouwd, en elke vraag maakt het beter.