Waar je oog eerst naartoe gaat

Twee dashboards met exact dezelfde cijfers kunnen totaal anders werken. Het ene lees je in tien seconden. Bij het andere zoek je een minuut naar wat er eigenlijk gezegd wordt.

Het verschil zit bijna nooit in de grafieken. Het zit in waar ze staan.

Lezen begint linksboven

Wie van links naar rechts leest, begint linksboven. Op een scherm is dat niet anders. Het oog gaat eerst naar de hoek linksboven, dan naar rechts, dan naar beneden.

Dat is dus de plek voor het belangrijkste cijfer. Niet voor het logo, niet voor de filters, niet voor een titel die "Verkoopdashboard" zegt. Het cijfer dat vertelt of het goed of slecht gaat, met zijn vergelijking ernaast.

Klinkt vanzelfsprekend. Toch staat die plek in veel rapporten vol met knoppen. Dan is het eerste wat de lezer ziet een vraag in plaats van een antwoord. Zie ook tien filters is een ontwerpfout.

Van samenvatting naar detail

Een goede pagina is opgebouwd zoals een krantenartikel. Bovenaan wat er gebeurd is. Daaronder waarom. Onderaan het detail voor wie wil nakijken.

• Bovenste rij: een paar kerncijfers, elk met een vergelijking. Niet meer dan vijf.
• Midden: de grafiek die het verhaal vertelt. Waar komt de afwijking vandaan, welke winkel, welke maand, welke productgroep.
• Onderaan: een tabel met detail, voor wie het cijfer wil controleren.

Wie na de bovenste rij stopt, weet het belangrijkste. Wie verder leest, vindt de uitleg. Niemand moet de hele pagina doorlopen om te weten hoe het gaat.

Vergelijk naast elkaar, niet onder elkaar

Dingen die je moet vergelijken, zet je naast elkaar, op dezelfde hoogte en met dezelfde schaal. Omzet dit jaar en vorig jaar. Winkel A en winkel B. Werkelijk en budget.

Staan ze onder elkaar, of op een andere pagina, dan moet de lezer ze onthouden en in zijn hoofd vergelijken. Dat lukt slecht.

Let vooral op de schaal. Twee grafieken naast elkaar die er even hoog uitzien, maar waarvan de ene tot 100.000 gaat en de andere tot 10.000, misleiden. Zet ze op dezelfde as, of zet ze in één grafiek.

Wat samen hoort, groepeer je

Het oog ziet dingen die dicht bij elkaar staan als één groep. Dat kan je gebruiken.

Zet alle cijfers over kosten samen, en alle cijfers over verkoop samen, met wat witruimte ertussen. Dan hoef je geen kaders te tekenen. De ruimte doet het werk.

Omgekeerd werkt het ook tegen je. Een cijfer over voorraad dat toevallig naast de omzet staat, wordt als verwant gelezen. Wie dat niet wil, zet het apart.

Witruimte is geen verspilling

De verleiding is om elke centimeter te vullen. Er is plaats, dus zet er nog een grafiek. Het resultaat is een pagina waar alles even luid roept.

Witruimte laat de lezer ademen. Ze scheidt groepen, ze maakt duidelijk waar een blok begint en eindigt, en ze doet het belangrijkste opvallen. Een pagina die voor een kwart leeg is, is vaak beter leesbaar dan een pagina die vol staat.

Uitlijnen is geen detail

Grafieken die net niet op dezelfde lijn staan, net niet even breed zijn, net niet dezelfde marge hebben. Niemand merkt het bewust. Iedereen voelt het. De pagina oogt rommelig, en rommelig wordt gelezen als onbetrouwbaar.

Werk met een raster. In Power BI kan je een rooster en uitlijning aanzetten. Kies één marge en hou die overal aan. Het kost tien minuten en het verschil is groot.

Een gsm is geen klein scherm

Veel zaakvoerders kijken op hun gsm. Onderweg, tussen twee afspraken, 's avonds in de zetel. Het is ook waarom een goed rapport rust brengt: je hoeft niet achter je bureau te zitten.

Een pagina die voor een breed scherm gemaakt is, werkt niet op een gsm. Alles wordt klein, filters zijn niet aan te klikken, grafieken zijn onleesbaar.

Power BI laat je per pagina een aparte gsm-indeling maken. Doe dat voor de pagina's die er echt toe doen. Zet de kerncijfers onder elkaar, laat de grote tabel weg, en hou één grafiek. Op een gsm wil je weten hoe het gaat, niet waarom tot op de laatste euro.

Test het met vijf seconden

Een eenvoudige test. Laat iemand die de pagina niet kent, vijf seconden kijken. Sluit dan het scherm en vraag wat hij gezien heeft.

Kan hij het belangrijkste cijfer noemen, en zeggen of het goed of slecht ging? Dan werkt de layout. Noemt hij de titel, of een grafiek onderaan, of weet hij het niet? Dan staat het belangrijkste niet waar het oog kijkt.

Wat je kan automatiseren

Een vaste indeling kan je als sjabloon bewaren, met het raster, de marges, lettertypes en kleuren. In Power BI gaat dat met een thema-bestand en een sjabloonrapport. Elke nieuwe pagina begint dan al goed uitgelijnd, en de rapporten van verschillende afdelingen zien er hetzelfde uit. Dat laatste is meer waard dan het lijkt: wie één rapport kan lezen, kan ze allemaal lezen.

De stelling

Layout bepaalt wat er gelezen wordt. Zet het belangrijkste waar het oog eerst kijkt, bouw van samenvatting naar detail, vergelijk naast elkaar, en maak een aparte indeling voor de gsm.