Tien filters is een ontwerpfout
Een rapport met tien slicers weet niet welke vraag het beantwoordt. Toon de vergelijking meteen, per winkel of per maand, in plaats van de gebruiker te laten filteren.
Je opent een rapport en bovenaan staat een rij filters. Periode, vestiging, afdeling, productgroep, leverancier, vertegenwoordiger, klanttype, kanaal. Soms nog een tweede rij. Het rapport zelf begint pas halverwege het scherm.
Dat ziet er flexibel uit. Je kan alles bekijken. In de praktijk bekijkt niemand iets, want wie het rapport opent, moet eerst weten welke knoppen hij moet zetten om zijn antwoord te vinden.
Een filter is een vraag die je doorschuift
Elke filter op een pagina zegt eigenlijk: wij wisten niet welke selectie jij nodig had, dus kies zelf. Eén of twee keer is dat redelijk. Tien keer betekent dat de pagina niet weet welke vraag ze beantwoordt.
De gebruiker draagt dan het werk dat de ontwerper had moeten doen. En hij doet het slechter, want hij kent het model niet. Hij weet niet dat vestiging en afdeling elkaar beïnvloeden, of dat een filter op leverancier de helft van de omzet doet verdwijnen omdat niet elk artikel een leverancier heeft.
Filteren verbergt de vergelijking
Het grootste probleem met filters is niet het gedoe. Het is dat je met een filter maar één ding tegelijk ziet.
Wil je weten hoe winkel A het doet tegenover winkel B, dan zet je de filter op A, onthoud je het cijfer, zet je hem op B, en vergelijk je in je hoofd. Bij drie winkels lukt dat nog. Bij acht niet meer.
Toon je de acht winkels naast elkaar in één grafiek, dan zie je in een oogopslag welke eruit springt. Dat is geen detail. Het is precies waarvoor een dashboard bestaat. De winkel met de beste marge is zelden je beste winkel, maar dat zie je alleen als ze naast elkaar staan.
Visualiseer meer, filter minder
Voor elke filter die je wil toevoegen, kan je je afvragen: kan ik de opsplitsing niet gewoon tonen?
- In plaats van een filter op vestiging: een staafgrafiek met alle vestigingen, gesorteerd.
- In plaats van een filter op maand: een lijn over de maanden, met vorig jaar ernaast.
- In plaats van een filter op productgroep: een kleine tabel met de groepen als rijen.
Dat kost meer nadenken bij het ontwerp. Je moet kiezen welke opsplitsing het belangrijkst is. Maar die keuze moet toch iemand maken, en de ontwerper kan het beter dan de gebruiker die op maandagochtend snel iets wil weten.
Welke filters wel mogen blijven
Filters zijn niet slecht. Ze horen alleen op de juiste plek.
Periode mag bijna altijd blijven, met een verstandige standaard. De laatste afgesloten week, of de lopende maand. Zo toont het rapport iets zinnigs zonder dat iemand iets aanraakt.
Wie je bent hoeft geen filter te zijn. Een winkelverantwoordelijke die alleen zijn eigen winkel mag zien, krijgt dat via de toegangsregels, niet via een slicer die hij kan vergeten. Zie wie mag wat zien in je rapport.
Voor detail mag je filters gebruiken op een aparte pagina. Wie wil inzoomen op één leverancier, klikt door naar een pagina waar dat kan. De hoofdpagina blijft rustig.
Een goede vuistregel: twee, hooguit drie filters op een pagina waar beslist wordt. Heb je er meer nodig, dan zijn het eigenlijk twee pagina's.
Het verborgen probleem: filters die blijven hangen
Er is nog een reden om zuinig te zijn. In Power BI blijven filters bewaard. Iemand zet vorige week de filter op één vestiging, sluit het rapport, en ziet deze week nog altijd één vestiging zonder het te merken. Hij denkt dat de omzet gezakt is.
Dat is de gevaarlijkste soort fout: een correct cijfer dat verkeerd gelezen wordt. Hoe minder filters, hoe kleiner die kans. En zet op elke pagina zichtbaar welke selectie er actief is, in de titel of in een klein kader. Dan weet de lezer altijd waar hij naar kijkt.
Wat je kan automatiseren
De standaardselectie kan je laten meeschuiven met de kalender, met een measure of een relatieve datumfilter, zodat niemand elke maandag de periode moet aanpassen. Een knop die alle filters terugzet naar de standaard kost vijf minuten om te maken en voorkomt veel verwarring. En de zichtbare samenvatting van de actieve filters maak je met één measure die de selectie als tekst teruggeeft.
De stelling
Een rij filters is een vraag die de ontwerper doorschuift naar de gebruiker. Toon de vergelijking die ertoe doet meteen, houd filters voor periode en detail, en laat een pagina nooit meer dan twee of drie knoppen vragen voor ze iets zegt.