Je weet pas in maart hoe december was

December is je drukste maand. Je werkt hard, de kassa's draaien, je hebt een gevoel over hoe het ging. Maar echt weten doe je het pas in maart, als de boekhouder het kwartaal afgesloten heeft en de cijfers binnenkomen.

Tegen dat de boekhouder klaar is, is het kwartaal al voorbij. Bijsturen kan niet meer, enkel vaststellen.

De boekhouder sluit af, hij stuurt niet

Dat is geen kritiek op je boekhouder. Zijn taak is dat de boeken kloppen: elke factuur op de juiste plek, elke aangifte op tijd, niets waar de fiscus iets op kan aanmerken. Dat vraagt tijd, en het kan alleen achteraf. Je kan geen maand afsluiten die nog niet voorbij is.

In je boekhouder levert niet te laat, jij vraagt te laat schreef ik dat je vaak sneller cijfers kan krijgen dan je denkt, als je erom vraagt. Dat klopt. Maar ook maandcijfers van je boekhouder zijn cijfers over het verleden, gemaakt om te kloppen, niet om mee te sturen.

Sturen vraagt iets anders: cijfers die binnenkomen terwijl je er nog iets mee kan doen.

Drie keer te laat

Ik heb zelf vijfentwintig jaar winkels geleid. Drie momenten zijn me bijgebleven.

De energiecrisis. Energie, huur en personeelskost stegen tegelijk. Veel kon ik er niet aan doen: de energie heb je nodig, opzegtermijnen zijn wat ze zijn, en een huurcontract is een huurcontract. Maar het ergste was dat ik het volle effect pas zag toen de rapportering van de boekhouder binnenkwam. Toen waren er maanden voorbij, en was het geld al lang weg.

Ziekteverzuim. Hoeveel ziekteverzuim er was, merkte ik pas bij het invoeren van de lonen en het downloaden van een rapport bij het sociaal secretariaat. Niet toen het gebeurde, maar toen het betaald moest worden. Ziekteverzuim is een killer voor een kmo, en het staat niet als aparte lijn in je boekhouding.

De rekening-courant. In mijn eerste jaren werden kosten met onvolledige documenten, of kosten waarvan niet duidelijk was wat ze waren, op mijn rekening-courant als zaakvoerder geboekt. Makkelijk op dat moment. Jaren later wees een nieuwe boekhouder op het hoge saldo. Het opkuisen heeft me veel geld gekost. Niet omdat iemand iets fout deed, maar omdat niemand ernaar keek tot het groot was.

Drie verschillende situaties, hetzelfde patroon. De informatie bestond. Ze kwam alleen te laat om er nog iets mee te doen.

Bijsturen kan niet meer, enkel vaststellen

Dat is de echte kost van late cijfers. Niet dat je het niet weet, maar dat je niet meer kan handelen.

Zie je in de tweede week van december dat een winkel achterblijft, dan kan je nog personeel verschuiven, een actie doen, een bestelling aanpassen. Zie je het in maart, dan kan je het alleen opschrijven voor volgend jaar. En volgend jaar is een ander jaar.

Het verschil tussen sturen en vaststellen zit niet in de kwaliteit van de cijfers. Het zit in de tijd tussen wat er gebeurt en wanneer je het ziet.

Wat er moet staan om het elke maandag in twee minuten te zien

Het antwoord is niet meer cijfers. Het is een handvol cijfers, op een vast moment, zonder dat je ze moet gaan zoeken.

• De omzet van vorige week, tegenover dezelfde week vorig jaar en tegenover je doel. Niet de maand, de week.
• Wat er over 30 dagen echt vrij is. Niet je banksaldo, maar wat overblijft als de lonen, de btw en de leveranciers betaald zijn. Zie er staat geld op de rekening, maar is het van jou?
• Ziekteverzuim, per afdeling of winkel, en hoe het evolueert.
• Marge, in procent en in euro, want die bewegen niet altijd samen.
• Openstaande klantfacturen en hoe oud ze zijn.

Welke vijf voor jou de juiste zijn, verschilt per bedrijf. Het idee staat in de vijf cijfers die een zaakvoerder wekelijks zou moeten zien. Wat telt, is dat ze maandagochtend klaarstaan, 's nachts ververst, en dat er een bericht komt als er een afwijkt. Dan volstaan twee minuten. Dat is het verschil tussen business intelligence voor een kmo en nog een rapport in je mailbox.

Wat je kan automatiseren

Alles wat tussen de systemen en je scherm zit. De verkoop uit de kassa of de webshop, openstaande facturen uit het boekhoudpakket, het ziekteverzuim uit het sociaal secretariaat en het banksaldo kunnen elke nacht opgehaald en naast elkaar gezet worden. Signalen bij afwijkingen lopen vanzelf. Je boekhouder blijft doen waar hij goed in is. Jij krijgt het overzicht daartussen.

De stelling

De boekhouder vertelt je hoe het kwartaal was; jij moet weten hoe deze week gaat, terwijl je er nog iets aan kan doen.

Vertel me wat jou wakker houdt. Vrijblijvend gesprek. Geen verkooppraat.