Registreer eerst, filter later
De belangrijkste les van dit jaar: wat niet geregistreerd wordt, kan je later nooit analyseren. En registreren is goedkoper geworden.
Als ik één ding zou overhouden aan het voorbije jaar, is het dit: hoe meer data, hoe beter. Het filteren gebeurt later.
Dat gaat regelrecht in tegen wat er meestal geadviseerd wordt, dus laat me uitleggen waarom ik er zo over denk.
Het gangbare advies
Begin klein. Bepaal eerst je KPI's, meet alleen wat je nodig hebt, vermijd dataverzameling zonder doel.
Dat advies is goed bedoeld en het is deels terecht. Een dashboard met veertig cijfers waar niemand naar kijkt, is erger dan vijf die wel bekeken worden.
Maar er wordt één ding door elkaar gehaald: wat je toont en wat je bewaart. Voor wat je toont, is minder beter. Voor wat je bewaart, geldt het omgekeerde.
Waarom bewaren anders is
Een cijfer dat je vandaag niet registreert, is over een jaar onherroepelijk weg.
Dat klinkt vanzelfsprekend en het wordt structureel onderschat. Op het moment dat je beslist iets niet vast te leggen, lijkt het overbodig. Twaalf maanden later stelt iemand een vraag waar je die gegevens voor nodig had, en dan is het enige eerlijke antwoord dat je het niet weet en pas over een jaar zal weten.
Ik ben dat dit jaar meermaals tegengekomen. Niet met exotische data, met gewone dingen. Wanneer een offerte geweigerd werd en waarom. Welke ploeg op welke werf stond. Hoe lang er tussen opname en uitvoering zat.
Niets daarvan was moeilijk te registreren geweest. Alleen: op het moment dat het proces opgezet werd, stelde niemand de vraag.
Wat er veranderd is
Vroeger was dit een kosten-batenafweging. Meer registreren betekende meer opslag, meer onderhoud, meer werk voor wie het moest invullen.
Twee van die drie zijn grotendeels weggevallen. Opslag kost bijna niets meer. Een database opzetten is een kwestie van minuten. En een klein hulpmiddel bouwen dat gegevens vastlegt waar ze ontstaan, is werk van dagen in plaats van maanden.
Wat wel is blijven bestaan, is het derde: iemand moet het invullen. Dat is de echte kost en die is niet gedaald.
De regel die ik nu hanteer
Als iets niet geregistreerd wordt en het zou later een vraag kunnen beantwoorden, dan zorgen we dat het geregistreerd wordt. Zo dicht mogelijk bij waar het ontstaat, en zo goedkoop mogelijk voor wie het moet doen.
Dat laatste is de voorwaarde waar het op staat of valt. Registratie die iemands werk zwaarder maakt, houdt het niet vol. Registratie die als neveneffect uit iets nuttigs valt, houdt wel vol.
Daarom bouwen wij bij voorkeur hulpmiddelen die op zich al iets oplossen. Een voorraadapp die een bestellijst uitspuwt. Een opname-app die een fiche oplevert. De gebruiker krijgt iets, en ondertussen ontstaat er een reeks.
Dat is registreren zonder dat het aanvoelt als administratie, en het is het enige soort dat blijft draaien.
Waar je wel grenzen trekt
Twee, en ze zijn belangrijk.
Persoonsgegevens registreer je niet omdat het kan. Daar geldt het omgekeerde: verzamel wat je nodig hebt en niet meer. Dat is niet alleen wettelijk, het is gewoon verstandig, want data die je niet hebt kan niet uitlekken.
En registreren zonder structuur is geen registreren. Als het in vrije tekst terechtkomt zonder sleutel om het aan iets anders te koppelen, heb je geen gegevens maar aantekeningen. Het punt is niet dat er iets bewaard wordt, het is dat het later te gebruiken valt.
De stelling
Beperk wat je toont, niet wat je bewaart. Een cijfer te veel in een database kost je bijna niets. Een cijfer dat je nooit vastlegde, kost je het antwoord op de vraag die je over een jaar gaat stellen.