Je Excel-rapport gaat niet stuk door Excel

Zowat elke kmo draait op Excel voor een deel van haar rapportage. Dat is geen schande en het is vaak de juiste keuze. Excel is flexibel, iedereen kent het, en je kan er iets in bouwen zonder dat er een project voor nodig is.

Wat wel opvalt: die rapporten gaan bijna allemaal stuk. Niet meteen, maar na een maand of drie, zes, twaalf. En vrijwel nooit door Excel zelf.

Oorzaak een: meerdere mensen in hetzelfde bestand

Dit is de meest voorkomende. Twee of drie mensen werken in hetzelfde bestand, elk met hun eigen gewoontes. De een voegt een rij in boven de tabel, de ander typt een datum in een ander formaat, de derde plakt waarden over een formule heen.

Niemand doet iets fout in zijn eigen ogen. Maar een bestand met meerdere auteurs en zonder afspraken drijft langzaam af van waar het begon.

Oorzaak twee: een kolom hernoemen

Iemand vindt "Klantnr" onduidelijk en maakt er "Klantnummer" van. Volkomen redelijk.

En dan breekt alles wat op die naam steunde. De verwijzing van een ander blad, de draaitabel, het opzoekformule-netwerk dat eronder hangt. Soms breekt het luidruchtig met een foutmelding, wat nog het beste scenario is. Vaker breekt het stil en geeft het gewoon andere getallen terug.

Oorzaak drie: geen unieke identificatie

Dit is de fundamentele. In veel bestanden zit er geen enkele kolom die een rij eenduidig identificeert.

Klanten worden gekoppeld op naam. Maar "Janssens bvba", "Janssens BV" en "janssens" zijn drie verschillende dingen voor een computer en één ding voor jou. Artikelen worden gekoppeld op omschrijving, en dan verandert er een spatie.

Zonder unieke sleutel kan je twee lijsten nooit betrouwbaar aan elkaar koppelen. Je krijgt wel een resultaat, want Excel geeft altijd een resultaat. Alleen kloppen de totalen niet en is er niemand die weet hoeveel er wegviel.

Oorzaak vier: verkeerd opslaan

Iemand slaat op als een ander type. Iemand bewaart een kopie op zijn bureaublad en werkt daar verder in. Iemand opent het bestand in een programma dat de opmaak anders interpreteert.

Vanaf dat moment bestaan er twee waarheden en weet niemand welke de juiste is.

Hoe het bij een klant concreet misliep

Bij een klant werkten verschillende mensen in hetzelfde rapportbestand. Iemand voegde er een kolom aan toe. Niet hernoemd, niet verwijderd: een kolom ertussen gezet omdat er iets bij moest.

Daarmee was het volledige bestand vervuild.

Waarom een toegevoegde kolom erger is dan een hernoemde, is het uitleggen waard. Bij hernoemen breekt wat naar die naam verwijst, en dat merk je meestal meteen aan een foutmelding. Bij invoegen schuift alles wat rechts van die kolom staat één plaats op. Alles wat op positie werkte in plaats van op naam, blijft gewoon doorwerken en haalt vanaf dat moment de verkeerde kolom op.

Dat geeft geen foutmelding. Dat geeft getallen. Andere getallen dan voordien, maar wel getallen die er plausibel uitzien.

Ontdekt werd het pas toen iemand een totaal herkende dat niet klopte. Hoelang het al fout stond, viel achteraf niet meer vast te stellen, want er was geen versiegeschiedenis.

Dat laatste is de echte les. Niet dat er een kolom bijkwam, want dat is normaal werk en dat blijft gebeuren. Wel dat er geen enkele manier was om te zien wanneer het veranderde.

Waarom een nieuwe tool dit niet oplost

Dit is het punt waar ik vaak tegenin moet gaan.

Bekijk die vier oorzaken nog eens. Meerdere mensen zonder afspraken. Namen die veranderen. Geen unieke sleutel. Geen duidelijkheid over welke versie geldt.

Geen van die vier gaat over Excel. Het zijn allemaal problemen van structuur en afspraken, en ze verhuizen gewoon mee naar het volgende platform als je ze niet oplost. Een duurdere tool maakt een slecht datamodel niet beter, ze maakt het alleen sneller slecht en op meer schermen tegelijk.

Wat je wel doet

Als je in Excel blijft, en dat mag, dan zijn er een paar regels die het meeste ellende wegnemen.

Scheid je ruwe data van je berekening en van je weergave. Drie aparte bladen, en in het ruwe blad wordt nooit met de hand getypt.

Zorg voor een unieke sleutel in elke lijst. Een klantnummer, een artikelnummer, iets dat niet verandert als iemand een naam aanpast. Als je bronsysteem dat heeft, neem het mee, ook al kijkt er niemand naar.

Laat de ophaling automatisch gebeuren in plaats van met copy-paste. Excel kan rechtstreeks uit een database of een export halen, en dat scheelt de helft van de fouten.

Leg vast wie eigenaar is. Één persoon die wijzigingen doet, de rest kijkt.

En weet wanneer je eruit moet. Als meerdere mensen tegelijk moeten kunnen werken, als je meer historiek nodig hebt dan een bestand aankan, of als hetzelfde cijfer in vier bestanden staat, dan is Excel je knelpunt geworden in plaats van je oplossing.

De stelling

Als je rapport in Excel om de zes maanden stukgaat, ga dat probleem niet oplossen door hetzelfde rapport in een duurdere tool te bouwen. Je verhuist dan gewoon je rommel naar een nieuwer adres.