Waarom een vergelijking per dag je voorliegt

Het is de vijftiende van de maand. Je dashboard zegt dat je omzet cumulatief twaalf procent onder vorig jaar zit. Er wordt gebeld, er wordt vergaderd, er wordt bijgestuurd.

En op het einde van de maand blijkt het vier procent boven vorig jaar.

Er was niets aan de hand. Alleen je vergelijking deugde niet.

Wat er gebeurt

Facturen komen niet gelijkmatig binnen over een maand. Ze klonteren, en ze klonteren per kanaal op verschillende momenten.

In het model waar ik mee werkte, was dat uitgesproken. De zakelijke facturatie zat volledig in de eerste twaalf dagen van de maand. De webshop factureerde op vier vaste momenten verspreid over de maand. En de winkelverkoop kwam als één verzameld bedrag op het einde binnen.

Dat patroon is niet universeel, maar de vorm ervan is dat wel. Bijna elk bedrijf heeft momenten waarop er gefactureerd wordt en dagen waarop er niets gebeurt, en die momenten liggen per kanaal anders.

Vergelijk je nu dag vijftien van dit jaar met dag vijftien van vorig jaar, dan vergelijk je twee willekeurige punten in twee verschillende ritmes. Als de retailfacturatie vorig jaar op de zevenentwintigste viel en dit jaar op de achtentwintigste, dan mist je vergelijking op dag vijftien niets, maar op dag zevenentwintig scheelt ze een volledige maand winkelverkoop.

Waarom weekdagen het erger maken

Daar komt nog iets bovenop. Dezelfde datum valt elk jaar op een andere weekdag.

Als je facturatie op werkdagen gebeurt, dan heeft de vijftiende van deze maand misschien tien werkdagen achter zich en vorig jaar elf. Dat is tien procent verschil in verwerkingscapaciteit, puur door de kalender.

Feestdagen doen hetzelfde, en in België verschuiven die ook nog eens per jaar.

Wat je in de plaats doet

Werk met afgesloten maanden. Vergelijk het jaar tot en met de laatste volledig afgesloten maand, niet tot vandaag.

Dat voelt traag aan en dat is precies de bedoeling. Je jaarvergelijking is een strategisch cijfer, geen operationeel cijfer. Voor de vraag of je jaar op koers ligt, hoef je niet te weten wat er gisteren gebeurde.

Wil je toch iets binnen de lopende maand, gebruik dan een ander instrument: vergelijk het aantal verstreken werkdagen in plaats van kalenderdagen, of vergelijk de lopende maand met het gemiddelde van de voorbije drie in plaats van met vorig jaar.

En als je per se dit jaar tegenover vorig jaar op dagniveau wil, doe het dan per kanaal en niet op het totaal. Dan zie je meteen dat de afwijking bij één kanaal zit en dat het over timing gaat.

Hoe je het in je rapport zet

Twee cijfers, duidelijk uit elkaar gehouden.

Één dat zegt hoe je jaar loopt, op afgesloten maanden, met het label erbij tot wanneer het loopt. Dat is je stuurcijfer.

Één dat zegt hoe de lopende maand vordert, tegenover het normale verloop van een maand bij jou. Dat is je operationeel cijfer.

Wat je niet doet is die twee in één grafiek gooien, want dan vergelijkt iemand ze met elkaar en ben je terug bij af.

De stelling

Dagelijkse cijfers zijn nuttig om te zien of er iets stukgaat. Ze zijn ongeschikt om te zien of je jaar goed loopt. Wie die twee door elkaar haalt, stuurt bij op ruis en noemt dat datagedreven werken.