Een data-oplossing voor je kmo: wat het is en waar je begint

Een data-oplossing klinkt als iets voor grote bedrijven met een IT-afdeling. Dat is het niet. Voor een kmo betekent het gewoon dit: je cijfers uit verschillende systemen komen automatisch samen, in één overzicht dat je elke week bekijkt, zodat je beslist op feiten in plaats van op gevoel.

Geen groot project, geen data-afdeling, geen jaar implementatie. Hieronder staat waaruit een data-oplossing voor een kmo bestaat, wat je nodig hebt, hoelang het duurt en wat het kost.

Het probleem dat ze oplost

De meeste kmo's hebben niet te weinig data. Ze hebben er te veel, op te veel plaatsen. De boekhouding in het ene pakket, de verkoop in de kassa of de webshop, de lonen bij het sociaal secretariaat, de planning in een Excel-blad, de offertes in een mail.

Elk systeem kent zijn eigen stuk. Geen enkel kent het geheel. Dus exporteert iemand, kopieert en plakt, elke maand opnieuw. Dat werkt tot die persoon ziek is, of een kolom verschuift, of twee versies van hetzelfde bestand door elkaar lopen. Zie waarom Excel-rapporten stukgaan.

En de belangrijkste antwoorden zitten net tussen die systemen. Daalde de omzet omdat er minder mensen binnenkwamen, of omdat ze minder kochten? Dat zie je pas als kassa en passage naast elkaar staan. Zie de waarheid zit tussen je bronnen.

Waaruit een data-oplossing bestaat

Vier onderdelen, in deze volgorde.

• Koppelingen. Je gegevens worden automatisch opgehaald uit de systemen die je al gebruikt: boekhouding, ERP, kassa, webshop, sociaal secretariaat, advertenties. Alleen lezen, nooit iets terugschrijven.
• Eén database. Alles komt samen op één plek, in een database op jouw naam. Dat is het geheugen van je bedrijf, ook met historiek die je systemen soms niet bijhouden.
• Een model met definities. Hier wordt vastgelegd wat omzet, marge of een actieve klant voor jou betekent, één keer en voor iedereen. Dat is het eigenlijke werk. Zie het datamodel is het werk.
• Een dashboard en signalen. Het overzicht dat je elke week bekijkt, op je computer of je gsm, plus een bericht als er iets afwijkt. Vaak in Power BI.

Soms is er een vijfde onderdeel: als de gegevens die je nodig hebt nergens geregistreerd worden, bouwen we eerst een kleine app om ze te registreren. Zie soms moet je eerst de bron bouwen.

Wat het niet hoeft te zijn

• Geen nieuw ERP. Je bestaande systemen blijven. De data-oplossing staat ernaast.
• Geen groot platform. De meeste kmo's hebben geen duur analyseplatform nodig. Zie Power BI of Fabric.
• Geen veertig cijfers. Begin met het handvol waarop je echt stuurt. Zie de vijf cijfers die je wekelijks zou moeten zien.

Wat je nodig hebt om te starten

Drie dingen:

1. Een gebruiker in je systemen die alleen mag lezen.
2. Een lijst van waar je cijfers vandaan komen.
3. Een halfuur om af te spreken wat je belangrijkste cijfers betekenen.

Dat is alles. Je hoeft niets te kennen van databases of dashboards. Je moet wel weten welke beslissingen je elke week neemt.

Hoelang het duurt

Bij Illustrated staat het prototype er binnen één à twee weken nadat we toegang hebben tot je data, gebouwd op je eigen cijfers. De volledige versie duurt meestal drie à zes weken.

De techniek is zelden het traagste deel. Wat tijd kost, is afspreken wat een cijfer betekent en uitzoeken waar een bron zich anders gedraagt dan verwacht.

Wat het kost

Twee soorten kosten, en het helpt om ze uit elkaar te houden.

• Het bouwen. We bouwen eerst een prototype op je cijfers, zonder kosten en zonder verplichting. Daarna krijg je een vaste prijs voor de volledige versie, geen uurtje-factuurtje. Waarom we zo werken, staat in waarom wij eerst bouwen en pas daarna praten over geld.
• Het draaien. Van ons geen abonnement. Wat blijft, zijn de kosten van derden: Power BI-licenties per gebruiker, en een database die vaak gratis is of enkele euro's per maand kost. Die rekenen we vooraf voor je uit.

Van wie is het, en waar staat de data

Alles staat op jouw naam: het rapport in jouw Power BI-omgeving, de code in je eigen omgeving, de data in een database die van jou is. Wij krijgen toegang via een uitnodiging die je op elk moment kan intrekken. De data staat in de Europese Unie, en nog voor de eerste login leggen we een verwerkersovereenkomst voor. Meer daarover in de AVG en je dashboards.

Signalen dat het tijd is

• Iemand steekt elke maand uren in cijfers verzamelen.
• Drie mensen geven drie verschillende antwoorden op dezelfde vraag.
• Je ziet problemen pas als de boekhouder rapporteert.
• Je beslist op gevoel omdat de cijfers te laat komen.
• De belangrijke cijfers, zoals ziekteverzuim, passage of openstaande offertes, staan niet in je boekhouding.

Twee of meer daarvan: dan verdient een data-oplossing zich snel terug.

Wat je kan automatiseren

Dat is eigenlijk het hele punt. Gegevens ophalen uit je systemen, samenbrengen, herberekenen en het dashboard verversen gebeurt elke dag automatisch. Signalen bij afwijkingen lopen automatisch. Zelfs een deel van de administratie errond, zoals facturen koppelen of terugkerende kostentaken, kan vaak mee. Zie vijf kostentaken die nog met de hand gebeuren. Wat handwerk blijft, is kijken en beslissen.

De stelling

Een data-oplossing voor een kmo is geen IT-project. Het is koppelen wat je al hebt, afspreken wat je cijfers betekenen, en ze in één overzicht zetten dat zichzelf bijwerkt. Begin klein, met je eigen cijfers, en zie wat het oplevert voor je beslist.