De ijzeren voorraad is een cijfer, geen gevoel

Bij een aannemer die we begeleidden, was er geen voorraadregistratie. Niet slecht bijgehouden, gewoon niet aanwezig. Men keek in het magazijn en bestelde op gevoel.

Dat werkt verrassend lang, want mensen met ervaring zijn er goed in. Tot het niet meer werkt: iemand is ziek, het loopt druk, of een materiaal dat je normaal per twintig verbruikt gaat plots per honderd. Dan sta je op een werf zonder wat je nodig hebt en kost die dag je meer dan een jaar voorraadbeheer.

Waarom een voorraadmodule dit vaak niet oplost

De standaardoplossing is een voorraadmodule in je ERP of facturatiepakket. En technisch werkt dat. Je kan er alles in registreren.

Het probleem is wat je eruit krijgt: een lijst met wat je hebt. Aantallen per artikel, netjes en correct.

Maar niemand handelt naar een lijst met aantallen. Om te weten wat je moet bestellen, moet je per lijn een afweging maken: is 14 van dit artikel veel of weinig, hoe snel verbruiken we dat, hoe lang duurt de levering. Dat is denkwerk, en denkwerk in een magazijn op een drukke ochtend gebeurt niet.

Dus wordt de module ingevuld door wie hem opzette en verder door niemand.

Wat we in de plaats gebouwd hebben

Een app waarin je telt, en die daarna zegt wat je moet bestellen.

Per materiaal ligt een ijzeren voorraad vast, het aantal waar je nooit onder wil zakken. Zakt de telling eronder, dan komt dat artikel automatisch op een bestellijst. Eruit rolt een PDF die je doorstuurt naar je leverancier.

Het verschil met een voorraadmodule is niet technisch. Het is dat het antwoord al gegeven is. Je hoeft niets te interpreteren, je hoeft geen beslissing te nemen per lijn. Er staat een lijst en die stuur je door.

Waar het echte werk zit

Niet in de app. In het bepalen van die ijzeren voorraad.

Dat is een gesprek per materiaal, en het is het enige moment waarop je iemand met ervaring echt nodig hebt. Wat verbruiken we hiervan in een normale week, in een drukke week. Hoe lang duurt het voor de leverancier levert. Wat kost het ons als het op is: een halve dag stilstand, of gewoon dat iemand er onderweg langs rijdt.

Dat laatste is het cijfer dat beslist. Een materiaal dat overal te krijgen is, heeft een lage ijzeren voorraad nodig, hoeveel je er ook van verbruikt. Een materiaal met zes weken levertijd heeft er een hoge nodig, ook al gebruik je het zelden.

Dat gesprek duurt een namiddag en het is het hele project. De app die erna komt is een week werk.

Wat je erbij wint dat je niet gevraagd had

Elke telling is een meetpunt met een datum.

Na een paar maanden kan je zien welk materiaal telkens onder zijn grens zakt, en dat is zelden waar men het verwachtte. Je ziet welke artikels je eigenlijk te ruim bijhoudt, geld dat op een rek ligt. En je ziet wanneer een verbruik structureel begint te stijgen, wat meestal iets zegt over het soort werk dat je binnenhaalt.

Geen van die drie was de aanleiding om de app te bouwen. Ze komen er gratis bij omdat er nu een reeks bestaat waar er voordien niets was.

Waar je op moet letten

Een telling die niemand doet, is erger dan geen telling, want dan handel je naar een cijfer dat niet klopt. Spreek dus af wanneer er geteld wordt en maak het klein genoeg dat het volhoudbaar is. Wekelijks de dertig materialen die er echt toe doen, werkt beter dan maandelijks alles.

En zet een datum op elke telling in je rapport. Wie een voorraadcijfer ziet zonder te weten van wanneer het is, gaat het vroeg of laat verkeerd gebruiken.

De stelling

Een voorraadsysteem dat je vertelt wat je hebt, laat het denkwerk bij de gebruiker en wordt daarom niet gebruikt. Een systeem dat je vertelt wat je moet bestellen, neemt dat werk over. Dat is hetzelfde project met een ander eindpunt.