Ken je je bedrijf door en door? Vijf dingen die elke zaakvoerder moet weten

De meeste zaakvoerders kennen hun bedrijf goed. Ze kennen de klanten, de mensen, het werk. Vraag hoe het gaat en je krijgt meteen een antwoord. En meestal klopt dat antwoord ook.

Tot er iets verschuift dat je niet ziet. Een kost die langzaam stijgt. Een klant die elke maand een beetje minder bestelt. Een werf die winstgevend lijkt maar het niet is. Gevoel werkt zolang alles hetzelfde blijft. Het faalt net wanneer het ertoe doet.

Je bedrijf door en door kennen betekent niet dat je alles weet. Het betekent dat je weet welke vijf dingen bepalen of het goed gaat, en dat je ze op tijd ziet. Of je nu winkels hebt, een bouwbedrijf runt, in de groothandel zit of diensten levert.

Eén: waar je echt geld verdient

Bijna elke zaakvoerder kent zijn totale marge. Weinigen weten waar ze vandaan komt.

• In retail verschilt ze per winkel. En de winkel met de beste marge is zelden je beste winkel.
• In de bouw verschilt ze per werf. De offerte zegt het ene, de werkelijk gepresteerde uren en het verbruikte materiaal zeggen het andere. Zonder nacalculatie per werf weet je nooit welk soort werk geld opbrengt en welk geld kost.
• In de groothandel verschilt ze per klant. Een grote klant met veel kleine leveringen kan minder opbrengen dan een kleine klant die goed bestelt.
• In de dienstverlening verschilt ze per klant of project. De uren die niet gefactureerd worden, zijn de kost die niemand ziet.

Daarvoor heb je vaak geen extra software nodig, maar een andere manier van boeken. Met analytische dimensies in plaats van extra grootboekrekeningen zie je de marge per winkel, werf of klant zonder dat je boekhouding ingewikkelder wordt.

Twee: wat je kosten drijft

Dat een kost steeg, zie je in je boekhouding. Waarom, meestal niet.

Loonkost is het duidelijkste voorbeeld. Die stijgt elk jaar, en veel zaakvoerders gaan ervan uit dat het anciënniteit of opslag is. Vaak blijkt het vooral indexatie, die je niet veroorzaakt hebt en niet kan tegenhouden. Zie je loonkost steeg met negen procent. Het verschil telt, want op het ene stuur je, op het andere niet.

Ziekteverzuim is het tweede. Het staat niet als aparte lijn in je boekhouding, maar het kost je overal: vervanging, overuren, vertraging, werk dat blijft liggen. Zie wat een afwezige echt kost.

En voor wie een buitendienst of ploegen op de baan heeft: kilometers. Twee afspraken in dezelfde week, anderhalf uur uit elkaar, is een kost die geen enkele factuur toont. Zie een buitendienst plannen op locatie.

Drie: wat vooruitloopt

Omzet en winst vertellen wat er gebeurd is. Je wil ook weten wat eraan komt.

• In retail: passage. Minder mensen die binnenkomen, zie je weken later in je omzet.
• In de bouw: het orderboek. Hoeveel weken werk staan er in de planning? En hoeveel offertes staan nog open?
• In de groothandel: de bestelfrequentie per klant. Klanten vertrekken zelden met slaande deuren. Ze bestellen wat minder, dan wat later, en dan niet meer.
• In de dienstverlening: openstaande facturen en hoe oud ze zijn. Zie de vervaldagen op je klanten kloppen niet.

Die cijfers komen zelden uit je boekhouding. Ze komen uit de kassa, de planning, het verkooppakket. Precies daarom ontbreken ze zo vaak.

Vier: wat stoppen kost

Dit is de vraag die bijna niemand stelt, tot het te laat is.

In mijn eigen winkels bouwde de anciënniteit van mijn personeel zich over de jaren op. Goed voor de mensen, maar het betekende ook dat de opzegtermijnen zo lang werden dat een verlieslatende winkel sluiten heel duur werd. Daardoor heb ik er een veel te lang opengehouden. Elke maand kostte die geld, en elke maand werd stoppen ook duurder.

Dat geldt in elke sector. Een langlopend contract met een klant die te weinig betaalt. Een huurcontract dat nog jaren loopt. Een soort werf die je uit gewoonte blijft aannemen. Wie weet wat stoppen kost, weet wanneer hij moet beslissen. Wie het niet weet, beslist te laat, of niet.

Vijf: je weet het elke week, niet elk jaar

Alles hierboven is weinig waard als je het maar één keer per jaar ziet, wanneer de jaarrekening binnenkomt. Dan is het jaar al voorbij.

Je bedrijf kennen betekent dat je die cijfers op een vast moment ziet, elke week. Geen veertig cijfers, maar een handvol. Welke, staat in de vijf cijfers die een zaakvoerder wekelijks zou moeten zien. En als dat nu nog ver weg voelt, begin dan bij waar je begint als je geen grip hebt.

Wat je kan automatiseren

Bijna alles. De marge per winkel, werf of klant kan automatisch berekend worden zodra de boekingen de juiste dimensie meekrijgen. Passage, orderboek, bestelfrequentie en openstaande facturen kunnen dagelijks opgehaald worden uit de kassa, de planning en het boekhoudpakket en naast elkaar gezet worden. Signalen kunnen je verwittigen als een klant minder bestelt, een werf uitloopt of het ziekteverzuim stijgt. Wat menselijk blijft, is de beslissing wat je ermee doet.

De stelling

Je bedrijf door en door kennen is niet alles weten. Het is weten waar je geld verdient, wat je kosten drijft, wat vooruitloopt, wat stoppen kost, en dat elke week zien. Gevoel zegt je hoe het gaat. Cijfers zeggen het je op tijd.